شفافیت اطلاعات و لوازم آن

اهمیت اطلاعات و دانش بر کسی پوشیده نیست مخصوصاً در زمان ما که دنیا دنیای اطلاعات و دانش شده است. مسئولان کشور هم همواره دم از شفافیت اطلاعات می زنند. اما شفافیت اطلاعات لوازمی داردکه اگر به آنها توجه نشود همه این شعارها بی ثمر خواهد شد زیرا که به قول معروف با حلوا گفتن دهان شیرین نمی شود. باید لوازم آن را به دقت در نظر داشت و آن را اجرا کرد. این لوازم از یک نظر به ترتیب عبارتند از

1- عزم بر شفافیت
اولین لازمه ایجاد شفافیت اطلاعاتی خواستن و عزم بر اجرای آن است و این انجام نمی شود مگر اینکه به موارد زیر ملتزم بود:
سپردن کارها به دست افراد کاردان. نقش مدیریت و سپردن کار به دست کاردان اولین لازمه شفافیت است. زیرا اگر کار به دست غیر کاردان باشد ولو شفافیت اطلاعاتی هم داشته باشد جز ایجاد خرابکاری توسط وی چیز دیگری حاصل نمی شود. تا بخواهی اثبات کنی که کار از ریشه خراب است وی شما را درگیر کار فرسایشی می کند. ممکن است متخصصان بر این ناکار آمدی واقف شوند اما قطعاً آدم ناکارآمد هم افرادی را می خرد و بسیج می کند تا از طرح هایش دفاع کنند و مردم عامی و عادی هم که سر از کار در نمی آورند و نتیجه قطعاً محکوم به شکست است. داستان آدم کریه المنظری می شودکه بچه ای را بغل گرفته بود و بچه دائماً گریه می کرد و او بچه را نوازش می داد. یکی به او گفت او را زمین بگذار خودش ساکت می شود. کسی می تواند به شفافیت به معنای واقعی دستور دهد که خود شفاف باشد و کاردان باشد و از استخدام افراد کاردان نترسد. و اگر لازم باشد خانه تکانی کند و از آن ابا نداشته باشد و گر نه خود وی مزاحم اصلی است.

- تولید اطلاعات
تولید اطلاعات توسط افراد کارآمد  ومدیر صادق ارزش آفرین است. اگر عزمی در کار باشد قطعاً عوامل اجرائی در صدد کارآمدی نظام فعال و پویا هستند و کار می کنند و خود این کار کردن به تولید اطلاعات که قطعاً برای دیگران هم مفید است منجر می شود. زمانی که کار نشود و یا روزمرگی دامن مدیریت اجرایی را بگیرد طبعاً اطلاعاتی هم تولید نمی شود، یا اطلاعات بی ارزش است. باید هر روز و هر ساعت درکار بود و تجربه ای را چه در رفع نواقص و چه در پیشبرد و پیشرفت امور اندوخت و به اطلاع رساند.

 توجه به عدم تعارض منافع: تعارض منافع در هر یک از قوا بزرگترین مانع شفافیت است. فردی که  در هر یک از سه قوه مسئول می شود باید صلاحیت و وضعیتش شفاف باشد و در اموری که تصمیم میگیرد منافعی برای خودش یا بستگانش در میان نباشد.

2- جمع آوری اطلاعات
جمع آوری اطلاعات هنر و علم است و کار هر کس نیست. همچنان که در آمارگیری هم اگر افراد خبره آموزش دیدة علاقمند به کار گرفته نشود هسته اولیه اطلاعات مخدوش میشود و کار از بیخ و بن مشکل پیدا می کند لذا:

- اخذ از منابع موثق (شناسائی منبع، پرهیز از اخذ شایعات و توجه به آلودگی اطلاعات و اقدامی برای جلوگیری از نفوذ آن در نظام مدیریتی) امری اساسی است،

- یکپارچه سازی اطلاعات به این معنا است که با توجه به اینکه اطلاعات از منابع مختلف گرفته می شود باید یک غربالگری ماهرانه بدون اینکه چیزی از دست رود انجام شود،

-شبکه ای کردن اطلاعات. با کمک فناوری باید اطلاعات به صورت منظم در شبکه قرار گیرد تا حتی اطلاعات خام و اولیه و غیر پرورده و فرایندکار هم قابل رؤیت باشد. ایجاد پنجره واحد واقعی یکی از ضروریات است.

3- ذخیره اطلاعات
ذخیره اطلاعات و قابل دسترس کردن آن از اقدامات اساسی در توسعه اطلاعات و شفافیت آن است. چنانچه درست ذخیره نشود به هنگام بازیابی درد سر تولید خواهد شد لذا:

- استاندارد سازی اطلاعات (مقوله بندی نظام مند) امری بسیار مهمی است. از آنجا که اطلاعات ازمنابع مختلف درون و برون سازمانی می رسد، باید مرکزی باشد تا آنها را درست مقوله بندی کند. فی المثل اگر از زیر بخش های یک وزارتخانه اطلاعات می رسد چنانچه بحث های آنها در قالب بخش مربوطه نباشد و مربوط به موضوع یا حوزه دیگر باشد که معمولاً متقاضی خارج از این بخشها دارد، باید مقوله آن جدا شود. موضوع بندی در اینجا شکل می گیرد.

 - نمایه سازی. نمایه سازیِ درست و ایجاد نظام ارجاعی کار بازیابی را آسان می کند. نمایه سازی و ایجاد اصطلاحات مرتبط و توزیع آن بین استفاده کنندگان امری جدی است.

4- بازیابی اطلاعات
استفاده از فناوری. به کارگیری فناوری برای بازیابی صحیح، سریع، دقیق و با صرفة اطلاعات بسیار مهم است و بسیاری از اطلاعات اگر بازیابی نشود کهنه و به اصطلاح اطلاعات سوخته می شود و از حیّز انتفاع می افتد.
دریافت نیاز اطلاعاتی و پردازش آن. در بسیاری از مراکز اطلاعات خام بی ارزش یا کم ارزش است و حتماً افراد و مراکزی باید برای استفاده بهینه به ویژه برای کاربرِ کم فرصت و گرفتار، اطلاعات را پردازش کنند.

5- اشاعه اطلاعات
یکی از مهمترین وظایف امر اطلاع رسانی اشاعه عمومی یا گزینشی اطلاعات است. لذا:

- گزینش درست اطلاعات. باید با دقت و مصاحبه با افراد نیازمند و متقاضی، اطلاعات و دانش مورد نیاز تهیه، پردازش و به افراد و سازمانهای مربوط ارسال شود.

- آموزش استفاده بهینه برای خودبهره برداری. یکی از خدمات مهم برای ایجاد شفافیت اطلاعات آموزش لازم به عموم استفاده کنندگان عمومی یا تخصصی است.

6- اخذ بازخورد به منظور
- اصلاح نواقص و ارجاع به سازمانهای مربوط تولید کننده اطلاعات و سپس:

- توسعه فرایند اطلاع رسانی به طور مداوم نتیجه این نظام اطلاع رسانی است.

  
* دکترای کتابداری و اطلاع رسانی و استاد تمام دانشگاه تهران