زنجیره اقدام

این امر به دو صورت اتفاق می افتد درون سازمانی و برون سازمانی و داخلی و خارجی.  اول از همه باید کار تعریف شود و وابستگی آن به سازمان و نیز زیرمجموعه های سازمان مشخص گردد و مهم تر اینکه مسئول و یا مسئولان خودشان را به جای متقاضی بگذارند که اگر نیازی می داشتند چگونه باید با آنها برخورد می شد و برای اینکه کاری درست صورت گیرد باید دید چه اقداماتی باید انجام شود.

نقشه انجام و اقدام و یا الگوریتم آن عبارت از همان فکر منظمی که به اقدامات منظم و پشت سر هم تیدیل می شود تا کار فردی و یا جمعی در اسرع وقت و به بهترین وجه انجام شود. به شرطی که مدیران و کلیدبه دستان قاعده را به هم نزنند. زیرا در این صورت، متقاضیان هم اگر راه نفوذ را یاد بگیرند می توانند در کارمندان نفوذ کنند و ممکن است سیستم را به هم بزنند و بعد استثنا قاعده می شود و آنوقت دیگر نه تفکر درست و نه الگوریتم و نه هیچکس دیگر از پس کار بر نمی آید و فقط همانی که سیستم را به هم زده است خود می شود قهرمان حل مشکلات! و همه باید پیش او تعظیم کنند تا بلکه کارشان راه بیفتد و صحبت رشوه و هزینه و مانند آن مطرح می شود! که متأسفانه در افواه عموم هست که تا پول ندهی کارت پیش نمی رود و صد البته که آنهائی که پول و یا زور بیشتری دارند همیشه موفق ترند و به قول معروف، سرِ مردم محروم بی کلاه می ماند.

وقتی انجام کار درون سازمانی باشد مانند اینکه در داخل یک اداره و یا وزارت¬خانه انجام کارهای مختلف ممکن است نیاز به مراجعه به چندین دفتر و یا اداره کل را داشته باشد. در اینصورت اولا باید دستگاهها تا می توانند این واسطه ها را کم کنند و تا جائی که دیگر نشود، پیش بروند. بعد در صورت لزوم برای کارهائی که همیشه و یا هر روز و یا بسیار اتفاق می افتد با ترسیم الگوریتمِ اقدام و نصب آن بر روی دیوار و یا تابلوی اعلانات، مراجعان را راهنمائی کنند. ازاین مهم تر اینکه می توانند بسیاری از این زنجیره اقدام را در سایت بگذارند تا حتی الامکان کارها غیر حضوری انجام شود و متقاضی قبل از مراجعه بداند که چه جاهائی باید برود و چه چیزهایی مورد لزوم است. در همین جا اگر کارهای عمده، الگوریتم وار (یعنی پشت سر هم به صورت منطقی که اگر به ماشین و یا رایانه هم بدهی آن را انجام می دهد) مشخص باشد کار به خوبی انجام می شود. اگر مسئول اصلی یک وزارتخانه و یا مؤسسه تفکر منظم داشته باشد، ادارات تابعة آن، همه کارها را سر موقع معینی انجام می دهند و مراجعه کننده را پیش این و آن نمی فرستند. بهتر این است که کارهایی که زمان بر است به متقاضی بگویند در سر یک تاریخ مشخص بیا و آن را کتبی به او بدهند و نسبت به قول خود متعهد باشند و نگذارند خُلف وعده شود و چنانچه زودتر به او از طریق تلفن و یا اطلاع در سایت خبر دهند بسیار مطلوب تر است.

در مورد کار هائی که برون سازمانی است باز می شود کارهای بسیاری را زنجیره وار ترسیم کرد و به جای اینکه افراد را از این اداره به آن اداره بفرستیم مراجعه کننده به هر اداره در این زنجیره مراجعه کرد به او بگویند ما کار تو را تا آخر انجام می دهیم و سرِ قرار از همان اداره می تواند نتیجه را تحویل بگیرد. به عنوان مثال اگر کاری مربوط به ساختمان¬سازی است و باید مراجعه کننده به ادارات ثبت و شهرداری و مالیات و غیره مراجعه کند، این سه اداره با توافقنامه ای منظم و با ایجاد شبکه اطلاعاتی انجام کار قرار بگذارند که اگر مشتری به هر یک از این ادارات مراجعه کرد تمام کارش را انجام دهند و هزینه آن را هم دریافت کنند و بعد با توافقنامه ای که دارند درآمد را تقسیم کنند و مراجعه کننده را به این ور و آن ور نفرستند. البته اولِ کار ممکن است بگویند این کار نشدنی است و یا سخت است ولی اگر همه ادارات خود را خادم ملت بدانند و بدانند که برای یک کشور کار می کنند با صرف وقت اولیه و با فکر و تدبیر برای صرفه جوئی در وقتِ خود و دیگران، بهره های فراوان نصیب، و از رفت و آمد های بیجا که موجب آلودگی هوا هم می شود جلوگیری می شود.

این مسائل مربوط به داخل کشور است چه بسیار مسائلی که مربوط به خارج از کشور است. به عنوان مثال تولید کننده و یا بازرگانی می خواهد در نمایشگاه بین المللی شرکت کند و یا مجوز تولید بگیرد و یا جنسش را به فروش برساند، باید با چندین وزارتخانه تماس بگیرد و مجوز کسب کند. خوب این وزارتخانه¬ها از روند کاری که تا کنون داشته اند می توانند الگوریتمی تهیه کنند و با هم قرار بگذارند که کار متقاضی را دراسرع وقت و با گرفتن هزینه منطقی و متعارَف انجام دهند و از سرگردان کردن او بپرهیزند. همه این کارها شدنی است فقط همت می خواهد و دلسوزی و اینکه خود را به جای دیگران بگذارند.

مشکل ساختاری نظام ما این است که به کارمندان در ازای صرف وقت پول می پردازیم و چون 1-نگاه ما به واردات است برای ایجاد اشتغال هم به مشاغل دولتی و خدماتی رو می آوریم و 2-اینکه چون کارکنان اداری ما زیاد است باید برای هر یک کاری تعریف شود و نتیجه آنکه برای کاری که با دو نفر انجام می شود ده نفر را بر سر کار می گذاریم که آنها به همان اندازه دو نفر هم کار نمی کنند و بلکه کار ها را به عقب می اندازند و نارضایتی ها را بیشتر می کنند.