۲۰ مهارت مهم در مدیریت پروژه که باید بیاموزید

حتی با استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه قوی هم مدیران به مهارت‌های مختلفی برای انجام دقیق و کامل پروژه نیاز دارند. قبل از اینکه ادامه دهیم، بیایید بررسی کنیم که مهارت‌های مدیریت پروژه چیست؟

مهارت‌های مدیریت پروژه

همانطور که در بالا گفته شد، مدیران نیاز به برنامه‌ریزی و کنترل بسیاری از زمینه‌های یک پروژه دارند. برای انجام این کار، آنها به مجموعه‌ای از مهارت‌ها نیاز دارند که شامل ویژگی‌های شخصیتی، مهارت‌های نرم و مهارت‌های فنی یا سخت است.

مهارت‌های سخت (hard skills): مهارت‌های سخت که به عنوان مهارت‌های فنی نیز شناخته می‌شوند، مهارت‌هایی هستند که می‌توانند از طریق آموزش یا تمرین فراگرفته شوند.

مهارت‌های نرم (soft skills): مهارت‌های نرم همه آن‌هایی هستند که از طریق آموزش یا مهارت آموزی آموخته نمی‌شوند. در واقع بخشی از شخصیت افراد هستند یا در طول سالها در فرد رشد می‌کنند.

ویژگی های شخصیتی (personality traits): این دسته مهارت نیستند، بلکه ویژگی‌های شخصیتی هستند که برای نقش مدیر مفید هستند.

در ادامه ۲۰ ویژگی شخصیتی برتر، مهارت‌های نرم و سختی که هر مدیر پروژه باید داشته باشد را گردآوری کرده ایم. مطمئناً بیش از ۲۰ مورد وجود دارد، اما اگر اینها را دارید، پایه و اساس یک مدیریت پروژه موفق را در خود دارید.

مهارت های سخت مدیریت پروژه

در مدیریت پروژه، مهارت‌های سخت از همه مهم‌تر هستند. در حقیقت این مهارت‌ها تکنیک‌های مدیریتی هستند که به مدیران اجازه می‌دهند کار خود را انجام دهند. آنها همچنین به عنوان مهارت‌های فنی یا دانش مدیریت پروژه شناخته می‌شوند که برای برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه‌ها مورد نیاز است.

۱. آگاهی از روش‌های مدیریت پروژه

یک مدیر پروژه باید در مورد روش‌های مختلف مدیریت پروژه که وجود دارد اطلاعات کافی داشته باشد. برخی از متداول ترین متدولوژی‌های مدیریت پروژه عبارتند از:

· آبشاری – Waterfall

· چابک – Agile

· اسکرام – Scrum

۲. مسلط به نرم افزار مدیریت پروژه

داشتن دانش کاری نرم افزار مدیریت پروژه یک مهارت فنی ضروری برای مدیران پروژه در دنیای امروز است. نرم‌افزارهای زیادی برای مدیریت پروژه در بازار موجود است، بنابراین باید تعیین کنید که کدام ابزار و ویژگی های مدیریت پروژه برای شما و جریان کاری تیمتان بهترین است.

۳. مدیریت تیم

پروژه یک کار تیمی است. مدیران پروژه باید مهارت‌های انسانی داشته باشند تا تیم‌هایشان را به‌طور مولد حفظ کنند. این بدان معناست که مدیریت تعارض را درک کنید تا همه با هم کار کنند و روحیه خود را بالا نگه دارید.

۴. مدیریت زمان

زمان یکی از محدودیت‌های سه‌گانه و یکی از مهم‌ترین مهارت‌های فنی است. نداشتن مهارت‌های مدیریت زمان می تواند منجر به تاخیر و یا اتفاقی بدتر از آن شود. مدیران پروژه باید در مدیریت زمان خود، زمان تیم خود و زمان کلی پروژه متخصص باشند.

۵. برنامه‌ریزی

برنامه‌ریزی یک مهارت ضروری مدیریت پروژه است که شامل برنامه زمانبندی پروژه، منابع و هزینه‌ها می‌شود. مرحله برنامه‌ریزی هر پروژه، پایه و اساس همه چیزهایی است که در ادامه روند پروژه پیش خواهد آمد.

۶. زمانبندی

برنامه زمانبندی پروژه وظایف، تیم ها و زمان تکمیل پروژه را سازماندهی می‌کند. وقتی مردم در مورد مهارت مدیریت پروژه فکر می‌کنند، احتمالاً به زمان‌بندی پروژه، ضرب‌الاجل‌ها و موارد قابل تحویل فکر می‌کنند. اما زمان‌بندی پروژه فراتر از این است، زیرا شامل مدیریت منابع و مدیریت ریسک نیز می‌شود.

۷. بودجه‌بندی

بودجه پروژه سوختی است که پروژه را هدایت می‌کند. مدیریت پروژه مجموعه‌ای از مفاهیم است که بدون بودجه عملا هیچ اقدامی روی آن انجام نخواهد شد. بودجه‌بندی به این معنی است که، هزینه‌ها را در طول چرخه عمر پروژه رصد کنید و مطمئن شوید که هزینه‌های واقعی شما بیشتر از بودجه برنامه‌ریزی شده شما نیست.

۸. مدیریت ریسک

یک پروژه، بزرگ یا کوچک، با ریسک ذاتی همراه است. قبل از اجرای پروژه، باید یک برنامه مدیریت ریسک برای شناسایی، ارزیابی و کنترل ریسک ایجاد کنید. هرچه بیشتر بتوانید ریسک را مدیریت کنید، احتمال موفقیت پروژه شما بیشتر می شود.

۹. مدیریت هزینه

پروژه‌ها هزینه دارند. ایجاد بودجه بخشی از مرحله برنامه‌ریزی مدیریت پروژه است. هنگامی که یک بودجه پروژه دارید، باید از مدیریت بودجه استفاده کنید تا مطمئن شوید که هزینه‌های خود را در مرحله اجرا کنترل می کنید.

۱۰. مدیریت وظایف

وظایف، فعالیت‌های کوچک و بزرگی هستند که مرحله اجرای مدیریت پروژه را تشکیل می‌دهند. آنها باید ایجاد شوند، سازماندهی شوند، به اعضای تیم اختصاص داده شوند و ردیابی شوند تا اطمینان حاصل شود که محدودیت های پروژه را برآورده می‌کنند.

مهارت‌های نرم مدیریت پروژه

مهارت‌های نرم هیچ جا آموزش داده نمی‌شود و به طور طبیعی توسط افراد ایجاد می‌شود. با این حال، برخی از این موارد را می‌توان با تمرین بهبود بخشید.

۱. مهارت‌های رهبری

برخی می‌گویند که رهبری یک ویژگی شخصیتی یا مهارت نرم است که نمی‌توان آن را آموزش داد. اما ما فکر می‌کنیم که همه این پتانسیل را دارند که یاد بگیرند چگونه مهارت‌ها و تکنیک‌های رهبری ثابت شده را به کار گیرند. به عنوان یک مدیر پروژه، شما نه تنها مسئول موفقیت پروژه هستید، بلکه باید رهبری باشید که مهارت‌های رهبری را برای هدایت و ایجاد انگیزه در اعضای تیم برای دستیابی به اهدافشان به کار می‌گیرد.

۲. مهارت‌های ارتباطی

مهارت‌های ارتباطی بخشی از توانایی‌های یک رهبر واقعی است. اگر نتوانید آنچه را که تیم پروژه شما باید انجام دهد را بیان کنید، نمی‌توانید یک مدیر پروژه موثر باشید.

۳. مهارت‌های مذاکره

خوب بودن در مذاکره یکی از مهارت‌های ارتباطی است، اما در اینجا شایسته فضای خاص خود است. در مدیریت پروژه، مذاکره یک مهارت مهم برای حل تعارض و مدیریت مشتریان است.

۴. مهارت‌های سازمانی

اصطلاح مهارت‌های سازمانی به توانایی یک فرد برای مدیریت زمان و وظایف به شیوه‌ای کارآمد اشاره دارد. بنابراین همانطور که از نام آن پیداست، مهارت‌های سازمانی به افراد اجازه می‌دهد تا به شیوه‌ای سازمان یافته و کارآمد کار کند.

۵. مهارت‌های بین فردی

تیم‌ها از افراد تشکیل شده‌اند و افراد دارای شخصیت هستند. انواع تیپ‌های شخصیتی در تیم وجود دارد و همه آنها باید با هم کنار بیایند. داشتن مهارت‌های بین فردی به حل تعارض کمک می‌کند.

۶. مهارت حل مسئله

پروژه‌ها مشکل دارند. داشتن مهارت برای حل این مشکلات به این معنی است که پروژه شما احتمال موفقیت بیشتری دارد. مشکلات را به عنوان معماهایی در نظر بگیرید که می‌توانید آنها را حل کنید.

ویژگی های شخصیتی یک مدیر پروژه

همانطور که در بالا ذکر شد، موارد این بخش دقیقاً مهارت‌ نیستند، بلکه ویژگی‌های شخصیتی هستند که برای مدیران پروژه و تیم‌های آنها مفید است.

۱. سازگاری

تغییرات یک امر ثابت در پروژه است. منعطف بودن چیزی است که یک پروژه را دوام می‌بخشد. اگر منطبق نشوید، پروژه آسیب خواهد دید. البته، شما باید این خرد را داشته باشید که بدانید چه زمانی سازگاری به پروژه کمک می‌کند و چه زمانی باید سخت‌گیری کنید.

۲. تفکر انتقادی

بسیاری از مردم اصول مدیریت پروژه را می‌دانند اما نمی‌توانند خارج از چارچوب فکر کنند. تفکر انتقادی به معنای پذیرفتن همه چیزهایی که می‌شنوید نیست، بلکه صرف زمان برای درک موضوع و انجام تحقیقاتی است که منجر به یک تصمیم آگاهانه می‌شود.

۳. حس شوخ طبعی

داشتن حس شوخ طبعی یک مهارت ضروری مدیریت پروژه است. شوخ طبعی استرس را برای شما و تیمتان کاهش می‌دهد و تنها زمانی که تنش ها برداشته شود، اقدامات و ایده‌های هوشمندانه‌تر می‌توانند خود را نشان دهند.

۴. صبر

هیچ چیز با عجله در انجام یک پروژه حل نمی‌شود. پروژه‌ها باید به طور کامل برنامه‌ریزی شوند تا به خوبی اجرا شوند. این بدان معنا نیست که مشکلی وجود نخواهد داشت. همیشه مسائلی در میان است، یک درخواست تغییر، یک مشتری که انتظارات غیر واقعی دارد و ... اگر صبر نداشته باشید همه چیز به طور تصاعدی بدتر خواهد شد.

مدیر پروژه از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده می‌کند.

اکنون که می‌دانید برای تبدیل شدن به یک مدیر پروژه موفق به چه مهارت‌هایی نیاز دارید، وقت آن رسیده است که خود را به ابزارهای مدیریت پروژه مناسب مجهز کنید.

میزیتو به عنوان یک نرم افزار مدیریت پروژه علاوه بر ارائه نمودارها، ویژگی‌های گزارش دهی قدرتمندی را برای بررسی میزان پیشرفت پروژه به شما ارائه می‌دهد. با استفاده از مهارت‌های مدیریت پروژه در کنار میزیتو شما به یک مدیر پروژه کارآمد تبدیل خواهید شد.

میزیتو، نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین