به گزارش خبر آنلاین و به نقل از پایگاه خبری مدیریت شهری کرج، غفور قاسم پور اظهار داشت: امروزه ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی به دلیل گسترش و توسعه روز افزون تغییرات فناوری در جهان و نیز افزایش سریع تغییرات محیطی و لزوم پاسخگویی سریع و مناسب سازمان به این تحولات کاملاً متحول شده است.
وی گفت: بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین، از سویی به جریان کار سرعت می بخشد و از سویی دیگر با جمع آوری اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آنها، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم می سازد.
قاسم پور افزود: اتوماسیون اداری علاوه بر آسانی و ایجاد سهولت در گردش کار، تسریع فرایندهای اداری، باعث امکان بررسی عملکرد کارمندان و از همه مهمتر زمینه کاهش مفاسد اداری و مشکلات اداری را فراهم می سازد.
وی اذعان داشت: این روند امکان تبادل سریع مکاتبات، سادگی روند پیگیری مکاتبات، جلوگیری از ثبت‌های چند باره، جلوگیری از تکثیر بی‌مورد مکاتبات، امکان طبقه بندی مکاتبات در رده‌های گوناگون و جست وجوی سریع آنها، امکان بررسی عملکرد کارمندان و بخش‌های گوناگون سازمان و امکان سازمان‌دهی درست دستگاه‌ها با توجه به اطلاعات دقیق جریان مکاتبات و فعالیت‌ها را ایجاد می نماید.
این مسئول عنوان کرد: نتایج استقرار اتوماسیون اداری، گویای افزایش بهره وری سازمان ها و تاثیراتی مثبت در امور شامل، استفاده بهتر از نیروی کار توام با کاهش تعداد کارکنان، افزایش بازده فردی پرسنل، استفاده بهتر از زمان، کیفیت بهتر مدیریت با تصمیم گیری بهتر و ... می باشد که بنیان سوم اقتصاد و مدیریت اطلاعات را تشکیل می دهد.
۴۸