با یکی از وزرای اسبق صحبت می کردم می گفت روزی به معاون اول گفتم آنقدر که مرا به جلسات دعوت می کنید، تفاوتی ندارد که وزیر این وزارت خانه من باشم [با مدرک دکتری و ۲۰ سال سابقه کشورداری] یا یک سبزی فروش. چون اصلا اجازه فکر کردن، تمرکز و راهبری موثر وزارت خانه را از من گرفته اید. یکی از مدیران می گفت: در سرزمینی زندگی می‌کنیم که مدیرانش بیشتر از هر جای جهان «جلسه می‌روند» و کمتر از هر جای جهان «تصمیم می‌گیرند».
نظام کشورداری و همچنین شرکت داری ما آفات زیادی دارد. از جمله اینکه مدیران ما شده اند علامه مجلسی! از این جلسه به آن جلسه! وقتی در یک نظام حکمرانی (دولت) یا مجموعه اقتصادی (شرکت خصوصی) جلسات زیاد است این نشانه یک بیماری جدی است و دست کم ۵ ریشه دارد:
شفاف نبودن رژیم تصمیم گیری: وقتی معلوم نیست چه کسی حق دارد در مورد چه چیزی تصمیم بگیرد، همه دور میز می‌نشینند تا ....
عدم توازن اختیارات و مسوولیت: وقتی برای هر کاری مثلا خرید خودرو دولتی باید جلسات در بالاترین سطوح دولت برگزار شود این یعنی اینکه واحد متولی اختیار لازم را ندارد و باید برای کوچک ترین تصمیمات تایید بقیه را بگیرد (مثال واقعی است)
تصمیم گریزی: وقتی قدرت و جسارت تصمیم گیری از مدیران گرفته می شود، مدیران چه می کنند؟ توزیع ریسک تصمیم! و جلسه تبدیل می‌شود به ابزاری برای تقسیم مسئولیت که بعدها هر چه شد بگویند ببین این که تصمیم من نبود، ما ده نفر همه با هم تصمیم گرفتیم. خیلی شفاف بخواهم بگویم در ساختار اداری ایران، خیلی وقت ها جلسه یعنی مسئولیت‌گریزی دسته‌جمعی!
فرهنگ نمایشی (Performative Culture) یا تئاتر مدیریتی یا شوآف سازمانی: در بسیاری سازمان ها جلسه بیشتر ابزاری است برای شوآف مشارکت و یا عملگرایی نمایشی، نه حل مسئله. اینکه بگوییم ما تا ساعت ۱۱ شب در جلسه بودیم افتخار نیست، نشان ناکارآمدی است. مثالی از تئاتر مدیریتی: یک بار به جلسه یکی از مدیران ارشد کشور دعوت شدم بدون اعلام موضوع دقیق. از دفترشان پرسیدم چند نفر دعوتند؟ گفتند۲۰ نفر! نرفتم. چرا؟ چون در جلسه ۲ساعته ای که وقت مفیدش ۹۰ دقیقه است با فرض حداقل ۱۰ دقیقه فرمایشات گهربار مدیر ارشد مربوطه، ۸۰ دقیقه وقت باقی می ماند برای ۲۰ نفر باقی مانده، یعنی نفری ۴ دقیقه. برای ۴ دقیقه اظهار نظر شتابزده بدون موضوع از پیش تعریف شده ۴ ساعت وقتم را در ترافیک و حضور در جلسه هدر ندادم.
بی‌اعتمادی به یکدیگر: وقتی مدیران به تصمیم‌های یکدیگر اعتماد ندارند، همه می‌خواهند در جریان همه‌چیز باشند، و این یعنی جلسه برای هر چیزی!
تجویز راهبردی
اشتباه نکنید جلسات یکی از مهم ترین ابزارهای مدیریت هستند در این شکی نیست. خود من در بسیاری جلسات شرکت می کنم و خواهم کرد. اصول برگزاری مدیریت جلسات، به هیچ وجه چیزی عجیبی نیست که بخواهم این جا آن ها را بیان کنم. هر چند به تجربه دریافته ام بیان بدیهیات ساده گاهی اوقات ارایه کشفیات پیشرفته تلقی می شود. شما هر کتاب مدیریت جلسه رو به صورت تصادفی باز کنی اصولی دارد که ساده و کلیدی اند. در کنار آن ها می خواهم شش پیشنهاد غیرمتعارف را نیز مطرح کنم:
◽️گونه‌بندی جلسه: بدانیم هر جلسه ای که برگزار می کنیم چه جلسه ای است؟ دست کم ۱۰ گونه جلسه شناخته شده وجود دارد از جلسات ایده پردازی تا تصمیم گیری و... هر گونه جلسه یک شیوه مدیریت می طلبد. برخی رسمی برخی غیررسمی، برخی با جمع بندی برخی بدون جمع بندی، برخی با اعضای زیاد و برخی تاسقف ۶ نفر و ...
◽️عدم برگزاری جلسه: گاهی اوقات بهترین شیوه مدیریت جلسه، عدم برگزاری آن است. با تفویض اختیار کاری کنید که نیازی به اخذ تایید از دیگران وجود نداشته باشد.
◽️جلسات مکتوب: یک استارت آپ موفق ایرانی روش جالبی دارد. همه در یک ساعت خاص هر جایی باشند وارد صفحه گوگل داک می شوند و همزمان راجع به موضوعی که دستور جلسه است می نویسند و روی نوشته های هم کامنت می گذارند. اینگونه لازم نیست که یک نفر صحبت کند و بقیه گوش کنند و هر کسی خواست بدون مزاحمت برای دیگران می تواند بنویسد و بخواند.
◽️تایمر معکوس روی دیوار: یک ساعت دیجیتال بگذارید که دقیقه‌ها را کم می‌کند؛ فشار روانی مثبت برای مختصر و مفیدگویی
◽️محدودیت کلمات: هر نفر در مورد هر موضوع فقط با N کلمه می‌تواند نظرش را بگوید. وقتی افراد مجبور به کوتاه‌گویی می‌شوند، مجبور می شوند قبل از حرف زدن فکر کنند نه حین حرف زدن!
◽️اعلام هزینه: روی تابلو بنویسید: هر دقیقه این جلسه X میلیون تومان هزینه دارد
این ها پیشنهادهای غیرمتعارف اند. شما اول پیشنهادهای متعارف رو اجرا کنید بعد بروید سراغ غیرمتعارف ها. بین علامه مجلسی (کسانی که همیشه از این جلسه به آن جلسه می روند) و عمو سبزی فروش، دومی تمرکز و عقل معیشت بیشتری دارد.
*منبع: کانال نویسنده
۲۱۶۲۱۶