اگر تا امروز با نرم افزارهای BPMS مختلف کار کرده باشید، احتمالاً این تجربه را داشته‌اید: راهکاری که قرار بود فرایندهای شما را چابک‌تر کند، خودش تبدیل به یک فرایند کند، پیچیده و پرهزینه شد. پلتفرمی که قرار بود سازمان را متحول کند، خودش نیاز به تیم پشتیبانی تمام وقت داشت!
اما این فقط بخشی از ماجراست. مسئله جدی‌تر اینجاست:
بیشتر نرم افزارهای BPMS خارجی دیگر در ایران پشتیبانی نمی‌شوند، به‌روزرسانی نمی‌شوند و دیر یا زود سازمان‌ها را با مشکلات جدی مواجه خواهند کرد.
اما یک راه حل متفاوت وجود دارد. یک نرم افزار BPMS که نه فقط وعده‌ی مدیریت فرایند، بلکه واقعاً چابکی، یکپارچگی و نهایتاً تحول دیجیتال را به سازمان شما می‌آورد.
در ادامه دقیق‌تر می‌گوییم این نرم افزار چه فرقی دارد، چگونه از دل تجربه‌های شکست خورده متولد شده و چطور می‌تواند شما را از بن‌بست‌های رایج BPMS نجات دهد.
چرا بیشتر BPMSها در عمل شکست می‌خورند؟
همه چیز با یک نیاز ساده شروع می‌شود:
سازمان می‌خواهد فرایندهایش را دیجیتال کند. سریع‌تر، دقیق‌تر، بدون خطای انسانی و قابل رهگیری. پس سراغ یک نرم افزار BPMS می‌رود. اما خیلی زود، رؤیای چابکی جای خودش را به کابوس پیچیدگی می‌دهد!
در جلسات تحلیلی اول، همه چیز خوب به نظر می‌رسد. نمودارهای BPMN روی وایت‌برد رسم می‌شوند، تیم فناوری اطلاعات آستین بالا می‌زند، مدیران هیجان‌زده‌اند و کاربران منتظرند ببینند زندگی‌شان قرار است چقدر راحت‌تر شود.
اما فقط چند ماه بعد، همه چیز شروع به فروپاشی می‌کند…
واقعیت تلخ BPMSهای سنتی اینجاست:
- طراحی یک فرایند ساده، نیاز به چند جلسه تخصصی با تیم فنی دارد.
- هر بار که یک بند آیین‌نامه تغییر می‌کند، باید از اول با توسعه‌دهنده تماس بگیرید.
- رابط کاربری خشک و پر از فرم‌های پیچیده، باعث می‌شود کاربران عطای استفاده را به لقایش ببخشند.
- مدیران هم با گزارش‌هایی مواجه می‌شوند که یا قابل شخصی‌سازی نیستند یا اصلاً به درد تصمیم‌گیری نمی‌خورند.
- در نهایت، نرم افزاری که قرار بود تحول ایجاد کند، به موجودی کند و سنگین تبدیل می‌شود که هیچ کس دلش نمی‌خواهد طرفش برود!
اگر تا اینجای ماجرا برایتان آشناست، بدانید که تنها نیستید. طبق گزارش گارتنر، بیش از ۷۰ درصد پروژه‌های BPM به نتایج دلخواه نمی‌رسند یا خیلی زود متوقف می‌شوند. چرا؟ چون ابزارها درست انتخاب نشده‌اند. ما با دقت و وسواس ابزارهایی را پیاده‌سازی می‌کنیم که اساساً مناسب نیاز ما نیستند. ابزارهایی که برای شرایط بازار ایران طراحی نشده‌اند، به‌روزرسانی نمی‌شوند، و حتی از نظر زیرساختی با چالش‌هایی مثل تحریم و محدودیت دسترسی دست‌وپنجه نرم می‌کنند.
نتیجه؟ نرم افزاری که در ابتدا قرار بود سازمان را نجات دهد، خودش به یکی از مشکلات اصلی تبدیل می‌شود. و تازه آن‌جاست که می‌فهمیم: داشتن یک نرم افزار BPMS معمولی، الزاماً به معنی داشتن یک راه حل نیست.
یک BPMS کارآمد باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟
وقتی تجربه شکست خورده‌ی یک BPMS پشت سر گذاشته می‌شود، سازمان‌ها یا کلاً قید دیجیتالی‌سازی فرایندها را می‌زنند یا مردد به سراغ گزینه‌ی بعدی می‌روند. اما نکته اینجاست: موفقیت در اجرای یک نرم افزار BPMS، بیشتر از آن‌که به سازمان مربوط باشد، به خود نرم افزار بستگی دارد.
اگر می‌خواهید واقعاً فرایندهای سازمانی را چابک، هوشمند و قابل اتکا کنید، این ویژگی‌ها حیاتی هستند:
۱. طراحی فرایند بدون وابستگی به تیم فنی
یک BPMS خوب باید به تحلیل‌گر کسب‌وکار اجازه دهد خودش بدون نیاز به برنامه‌نویسی پیشرفته یا تماس دائم با واحد IT، فرایندها را طراحی، ویرایش و به‌روزرسانی کند. یعنی ابزار باید در اختیار تیم‌های عملیاتی باشد، نه در گروی توسعه‌دهنده‌ها.
۲. رابط کاربری ساده، انعطاف‌پذیر و قابل شخصی‌سازی
اگر کاربران نهایی با محیطی خشک، شلوغ و پیچیده روبرو شوند، نه تنها سیستم را پس می‌زنند، بلکه بهره‌وری سازمانی هم افت می‌کند. رابط کاربری باید متناسب با نقش کاربر، قابل تنظیم و حتی خوش‌دست باشد.
۳. قابلیت توسعه سریع، نسخه‌سازی و آزمون پیش از اجرا
دنیای امروز سریع تغییر می‌کند. نرم افزار BPMS هم باید بتواند به سرعت با تغییرات قوانین، ساختار سازمانی یا نیازهای جدید هماهنگ شود. نسخه‌سازی و امکان آزمون پیش از استقرار نهایی هم باید کاملاً در دسترس باشد.
۴. استقلال از پلتفرم‌های خارجی و سازگار با نیازهای بومی
وقتی ابزار خارجی باشد، همیشه این خطر وجود دارد که به‌روزرسانی نشود، تحریم شود یا نیازهای بومی ما را به خوبی نفهمد. یک BPMS موفق باید بتواند بدون وابستگی به فضای خارجی، از دل واقعیات سازمان‌های ایرانی بیرون آمده باشد.
۵. یکپارچگی واقعی با سایر سامانه‌ها
هر فرایند سازمانی فقط درون خودش اتفاق نمی‌افتد. تبادل داده با اتوماسیون اداری، منابع انسانی، مالی، مستندات و… باید ساده و منعطف باشد. یعنی BPMS باید مرکز ثقل سیستم‌های اطلاعاتی سازمان شود، نه جزیره‌ای جدا افتاده.
اگر ابزاری این ویژگی‌ها را نداشته باشد، حتی اگر گراف‌های زیبایی هم بسازد یا گزارش‌های سنگینی ارائه دهد، باز هم بعید است واقعاً در مسیر تحول دیجیتال کمکی بکند.
ولی اگر ابزاری دقیقاً برای این چالش‌ها ساخته شده باشد، آن وقت ماجرا فرق می‌کند…
سیستم ساز برسا؛ راهکاری که BPMS را دوباره معنا می‌کند
بسیاری از نرم افزارهایی که عنوان BPMS را یدک می‌کشند، در عمل چیزی بیش از یک ابزار ساده گردش کار نیستند؛ نه انعطاف لازم را دارند، نه توسعه پذیرند و نه می‌توان روی آن‌ها به عنوان یک زیرساخت نرم افزاری بلندمدت حساب کرد.
سیستم ساز برسا با یک تعریف متفاوت وارد این میدان شده است:
یک BPMS پیشرفته به همراه پلتفرم توسعه‌ی کم کد که می‌تواند پایه‌ای برای ساخت و توسعه‌ی نرم افزارهای اختصاصی سازمانی باشد، در مقیاسی کاملاً متناسب با نیازهای واقعی و پیچیدگی‌های کسب‌وکار شما.
سیستم ساز برسا فقط یک نرم افزار BPMS نیست. این پلتفرم ترکیبی‌ست از یک موتور مدیریت فرایندهای پیشرفته، به همراه ابزارهایی برای طراحی و توسعه‌ی نرم افزارهای سازمانی بدون نیاز به کدنویسی پیچیده. به زبان ساده، با سیستم ساز می‌توانید از صفر تا صد یک راهکار نرم افزاری اختصاصی را، متناسب با نیازهای واقعی سازمان‌تان، بسازید.
چه چیزی سیستم ساز برسا را متفاوت می‌کند؟
فرم ساز پیشرفته: برای طراحی فرم‌های داینامیک و تعاملی، بدون نیاز به حتی یک خط کد
فرایندساز قدرتمند: با امکان طراحی گردش‌کارهای ساده تا بسیار پیچیده، به صورت گرافیکی
گزارش ساز حرفه‌ای: برای استخراج، تحلیل و ارائه‌ی اطلاعات دقیق از عملکرد سیستم
امکان یکپارچه‌سازی آسان: اتصال به سایر سامانه‌ها، بانک‌های اطلاعاتی و سرویس‌های وب
زیرساخت توسعه‌ی نرم افزارهای اختصاصی: سازمان شما می‌تواند دقیقاً همان چیزی را بسازد که نیاز دارد
و مهم‌تر از همه اینکه، سیستم‌ساز برسا، امتحان خود را پس داده است.
امروزه بسیاری از نرم‌افزارهای موفق برسا نوین رای مانند سامانه‌های مکاتبات اداری، منابع انسانی، ارزیابی عملکرد، حضور و غیاب، و مدیریت قراردادها همگی با استفاده از همین سیستم‌ساز طراحی و توسعه یافته‌اند. این یعنی سیستمی که به شما پیشنهاد می‌شود، پیش از هر چیز، در دل پروژه‌های واقعی سازمانی آزموده شده است.
حتماً مقاله تفاوت سیستم ساز با BPMS را مطالعه کنید
یک فرصت برای تجربه‌ی واقعی یک BPMS متفاوت
شاید وقت آن رسیده باشد که با راه حلی آشنا شوید که بسیاری از دغدغه‌ها و ناکامی‌های گذشته را پشت سر گذاشته است. سیستم ساز برسا، حاصل سال‌ها تجربه، بازخورد کاربران و شناخت دقیق نیازهای سازمانی در بستر واقعی ایران است.
این‌بار، نه با وعده‌های کلی، بلکه با امکاناتی ملموس، پشتیبانی در دسترس و انعطاف‌پذیری واقعی مواجه خواهید شد.
برای آشنایی بیشتر، کافی‌ست یک دمو درخواست دهید. بدون پرداخت هزینه، بدون نیاز به تعهد، تنها فرصتی برای بررسی دقیق آنچه ممکن است نقطه‌ی عطف تحول دیجیتال در سازمان شما باشد.
نظر شما