ضبط مکالمات تلفن ثابت چطور به کسب و کارمان کمک می‌کند؟

تقریبا همه شرکت ها و سازمان هایی که با مشتریان خود از طریق تلفن ارتباط دارند، به دستگاه ضبط مکالمات نیاز دارند. ضبط مکالمات تلفنی برای این گونه شرکت ها کاربردها و مزایای بسیاری دارد.

ارتباط تلفنی راهی موثر و کاربردی در ارائه خدمات و سفارش خرید محصولات است، این ارتباط تلفنی هرچه با مدیریت بهتری پیش رود و کنترل شود، تاثیر بسیار بهتری بر نتیجه و سود کسب و کارمان دارد. یک مکالمه تلفنی زمانی موفق است که مشتری مداری و سود شرکت را با هم فراهم کند، اینجاست که ضبط مکالمات برای کمک به مدیر می‌آید.

تکنیک استفاده از دستگاه ضبط مکالمات سالهاست که به مدیران زیادی خودش را ثابت کرده و تجربه نشان داده که اهمیتش از آنچه تصور داشتیم فراتر است. اکنون برای شرکت ها و سازمان ها یک ابزار ضروری و مورد نیاز محسوب می‌شود. آمار تماس های از دست رفته، باز شنود مکالمات مهم و بهبود ارتباطات با مشتریان از جمله مواردی هستند که دستگاه ضبط مکالمات تلفن ثابت می‌تواند برای ما فراهم کند. حالا بیایید بیشتر و دقیقتر ارزش و تاثیر ضبط مکالمات تلفن در مشاغل و کسب و کارها را بررسی کنیم.

۵ امکان فوق العاده ضبط مکالمات تلفن ثابت برای کسب و کار

۱- ارزیابی عملکرد کارمندان در انجام وظایف و پاسخگویی به مشتریان 

 بررسی عملکرد کارمندان و دریافت بازخورد از نحوه پاسخگویی و انجام وظایف آنها از مهمترین و اصلی ترین امکاناتی هست که دستگاه ضبط مکالمات فراهم می‌کند. به کمک این دستگاه به راحتی می‌توان کیفیت پاسخگویی اپراتورها به تلفن مشتریان را نظارت کرد، نقاط ضعف و قوت آنها را دریافت، بازدهی را سنجید، الگوی مناسب پاسخگویی را یاد داد و اینگونه کیفیت پاسخگویی و رضایت مشتریان را بالا برد.

ضبط مکالمات تلفن ثابت چطور به کسب و کارمان کمک می‌کند؟

۲- شنود همزمان، توسط دستگاه ضبط مکالمات 

مورد بعدی شنود مکالماتِ بسیار مهم، به صورت زنده است. ممکن است که مکالمه بسیار مهمی در شرکت در حال انجام باشد. ما به عنوان مدیر با وجود دستگاه ضبط مکالمات تلفن ثابت خود می‌توانیم به صورت زنده به صحبت های رد و بدل شده گوش دهیم و در صورت وقوع یک اشتباه در آن لحظه اقدامات لازم را انجام دهیم.

۳- دریافت آمار دقیق وضعیت تماس ها

داشتن یک آمار دقیق از تماسهای انجام شده جهت تحلیل بهره وری در پایان ماه، از مهمترین دیتاهایی است که به هر شرکتی کمک می‌کند وضعیتش را در آن ماه بسنجد.
دستگاه ضبط مکالمات تلفن ثابت که با هدف بهبود کیفیت تماس ها طراحی شده، کلیه آمار تماس ها را نیز مانند تعداد و شماره تماس های از دست رفته، مدت زمان و غیره را دقیق ضبط و ثبت می‌کند. این آمار، اطلاعات و نمودارها برای مدیران و کارشناسان تحلیل داده بسیار مفید است و به ارزیابی موقعیت بسیار کمک می‌کند.

ضبط مکالمات تلفن ثابت چطور به کسب و کارمان کمک می‌کند؟

۴- پیشگیری از مسائل حقوقی و شکایات

از مزایای ضبط مکالمات تلفنی می‌توان به رفع مشکلات یا نزاع احتمالی بین کارمندان و مشتریان اشاره کرد. به طوری که در صورت شکایت مشتری از مسئول یا اپراتور مربوطه در باب پاسخگویی درست یا رعایت نکردن اصل احترام به مشتری، مدیر، با بازشنود مکالمه از آرشیو مکالمات می‌تواند به بهترین شیوه شرایط را مدیریت کند و تذکرات لازم را به کارمند یا اپراتور مربوطه بدهد تا از اتفاقات بعدی این چنینی که به حیطه مشتری مداری یک سازمان آسیب می‌زند؛ جلوگیری شود.

۵- شکل گیری تماس امن و آگاهانه با دستگاه ضبط مکالمات

هنگامی که مشتری و کارمندان از ضبط مکالمه آگاهی داشته باشند؛ دو امکان فوق العاده پیش می‌آید. نخست این که مشتری احساس امنیت خاطر پیدا می‌کند که با یک تیم حرفه ای طرف هست و مکالمه ایشان ثبت و قابل پیگیری است.
دوم اینکه اپراتورها سعی می‌کنند ارتباط آگاهانه و حرفه‌ای تری با مشتری برقرار کنند و از تماس های بی‌مورد می‌پرهیزند.

چگونه مکالمات تلفن ثابت را ضبط کنیم؟

ضبط مکالمات به راحتی با کمک دستگاه ضبط مکالمات تلفن انجام شده و کافیست با توجه به نوع و تعداد خط تلفنمان دستگاه مناسب خود را انتخاب کنیم.
انواع دستگاه ضبط مکالمه برای انواع خطوط آنالوگ (شهری)، سیپ ترانک و ای وان وجود دارد.

دستگاه ضبط مکالمات تلفن ثابت 

دستگاه ضبط مکالمات تلفن ثابت انواع مختلفی دارند از ۱ خط گرفته تا  ۱۲۸ خط و بالاتر. دستگاه های یک خطه معمولاً برای منازل یا شرکت های بسیار کوچک قابل استفاده است اما برای شرکت های متوسط، ادارات و سازمانها، دستگاه های ضبط مکالمات تلفن ۲ خط  و بالاتر می‌توانند گزینه مناسبی باشند.

برای ضبط مکالمه تلفن تنها به یک دستگاه ضبط مکالمات تلفن ثابت نیاز است. کافیست که فقط خط یا خطوط تلفن خود را به دستگاه وصل کرده آنگاه با برداشتن گوشی و شروع تماس ضبط مکالمات تلفن ما در حافظه مربوطه که می‌تواند یک حافظه داخلی، خارجی یا کامپیوتر (با توجه به نوع آفلاین، آنلاین، یا آنلاین- آفلاین) باشد آغاز می‌شود و در آخر با گذاشتن گوشی، ضبط مکالمه قطع می‌شود. به همین راحتی!  

ضبط مکالمات تلفن ثابت چطور به کسب و کارمان کمک می‌کند؟

دستگاه ضبط مکالمات تلفن سانترال

برای ضبط مکالمات سانترال می‌توان از سری " دستگاه ضبط مکالمات آنلاین " استفاده کرد که قابلیت اتصال به کامپیوتر دارند.

این دستگاه ها، به توجه به مدلشان می‌توانند ۲ تا ۱۲۸ خط و حتی بیشتر را همزمان ضبط کنند. این قابلیت برای شرکت های کوچک و بزرگ، ادارات و سازمانها، بسیار کاربردی است. که با امکان دریافت اطلاعات ریز داخلی ها از مرکز سانترال می‌تواند گزارش مکالمات مربوط به هر داخلی را به صورت جداگانه جهت بررسی و تحلیل اطلاعات در اختیار مدیر مربوطه قرار دهد.  

ویژگی های دستگاه ضبط مکالمات سانترال مشابه با تلفن ثابت است، علاوه بر آنها امکان " ارائه شماره داخلی که خط را آزاد کرده و تماس را برقرار کرده و یا بالعکس شماره داخلی که تماس از بیرون گرفته شده را پاسخ داده" را نیز دارد.  

نکته مهم

برای استفاده از دستگاه ضبط مکالمات تلفن ثابت به لحاظ قانونی می بایست در همان ابتدای تماس به مخاطب اعلام شود که صدای وی در حین مکالمه ضبط می شود؛ این کار معمولاً با کمک  ضبط صدا بر روی تلفن گویا، دیزا و یا اپراتور خودکار سانترال  به راحتی انجام می‌شود.   پس در این مورد، تمام نگرانی ها در باب مسائل قانونی مربوط به ضبط مکالمات مخفی برطرف خواهد شد و به راحتی می‌توان از دستگاه ضبط مکالمات ثابت یا سانترال با خیال راحت و بدون هیچ دغدغه‌ای استفاده کرد.
پشتیبانی ۲۴ ساعته در هفت روز هفته مهم‌ترین مزیتی است که یک سازمان یا اداره می‌تواند به مجموعه توانایی های خود اضافه کند به همین دلیل با وجود یک دستگاه ضبط مکالمه و یک پیامگیر، دیگر نگرانی در رابطه با تماس های از دست رفته به هنگام نبود اپراتور یا مسئول مربوطه نخواهیم داشت.  

جمع بندی

برای مدیریت بهتر یک شرکت، بهره بردن از توانایی های ضبط مکالمات تلفن ثابت یا سانترال می‌تواند مفید واقع شود اگر دید ما یک دید بلند مدت با داشتن بهترین ها باشد. ما با داشتن این ابزار می‌توانیم نظارت بهتری بر رفتار کارکنان، توانایی های آنها و مهمتر از همه کسب رضایت مشتریان و افزایش بهره وری داشته باشیم. دستگاه ضبط مکالمه تلفن ثابت سالهاست که به خوبی از عهده این وظیفه بر آمده و مدیران را در پیشرفت و مدیریت بهتر همراهی می‌کند. در این راستا، صوت ارتباط به عنوان یکی از بهترین فروشگاه های تخصصی در حوزه فروش دستگاه ضبط مکالمات تلفن ثابت راهنما و منبع معتبری می‌باشد.

۲۱۲۱

کد خبر 1505708