آشنایی با مراحل اخذ ایزو در کمترین زمان

در این مقاله ما برخی از عواملی را که باید هنگام اخذ گواهینامه ایزو برای سازمان خود در نظر بگیرید، بیان می کنیم و در ادامه به لیستی از گواهینامه های محبوب ISO، مراحل اخذ ایزو و تشریح مزایای کلی آن ها می پردازیم.

اساس انتخاب گواهی ایزو مورد نیاز ما چیست؟

شما باید درک کنید که اساس همه گواهینامه های ISO یکسان است؛ همه آنها به ساده سازی فرآیندهای شما، کاهش ضایعات و افزایش صرفه جویی در هزینه ها کمک می کنند.

تفاوت تنها در حوزه خاصی است که سیستم مدیریت روی آن تمرکز دارد. به عنوان مثال، ISO ۹۰۰۱ بر مدیریت کیفیت تمرکز دارد. از این رو، صرف نظر از گواهینامه ISO که انتخاب می کنید، از مزایای خاصی برخوردار خواهید شد. پس از آن مهم است که گواهی ISO را انتخاب کنید که توسط همتایان صنعت شما استفاده می شود، به طوری که مزایای خاص صنعت و دامنه را به دست آورید.

هزینه اخذ گواهینامه ایزو

هزینه های توسعه و ثبت یک سیستم مدیریت رسمی بسته به اندازه و پیچیدگی سازمان و فرآیندهای داخلی شما متفاوت است؛ همچنین به تعداد مکان ها، محدوده کار، تعداد شیفت ها و غیره نیز بستگی دارد. در حالت کلی هزینه ها را به چند دسته تقسیم می کنند:

• هزینه های توسعه، یعنی زمان صرف شده برای مستندسازی و پیاده سازی سیستم وجود دارد.

• آموزش کارکنان برای تهیه اسناد و مدارک لازم و برنامه ریزی و اجرای ممیزی های داخلی موثر هزینه هایی دارد.

• هزینه ثبت نام که شامل انجام ممیزی و ثبت سیستم مدیریت می باشد وجود دارد.

شما می توانید با استفاده از یک مشاور خارجی برخی از این هزینه ها را کاهش دهید. به خصوص که این امر خطر شروع مسیر اشتباه یا از دست دادن الزامات حیاتی استاندارد را کاهش می دهد.

مراحل اخذ گواهینامه ایزو

قبل از اینکه بتوانید گواهینامه دریافت کنید، ابتدا باید فرآیندهای تولید خود را توسعه داده و مستندسازی کنید و رویه های صحیح را اجرا کنید تا اطمینان حاصل کنید که می توانید استانداردهای کیفیت خود را حفظ کنید.

در اینجا چهار مرحله ضروری برای تبدیل شدن به یک کسب و کار دارای گواهی ISO آورده شده است:

۱. سیستم مدیریت خود را توسعه دهید

• فرآیندهای اصلی یا تجاری خود را شناسایی کنید.

• فرآیندهای مستندسازی با مشارکت کارکنان انجام دهید.

• بررسی، تایید و توزیع اسناد برای کسانی که نیاز به دسترسی به اطلاعات دارند.

۲. سیستم خود را پیاده سازی کنید

• اطمینان حاصل کنید که مراحل همانطور که در مستندات شما توضیح داده شده است، انجام می شود.

• اطمینان حاصل کنید که کارکنان برای وظایفی که انجام می دهند، به درستی آموزش دیده اند.

• سیستم های گزارش دهی موثر را برای پوشش بازرسی ، اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه و ... تهیه کنید.

• در صورت امکان از طریق استفاده از داده های قابل اندازه گیری، اثربخشی فرآیندهای خود را کنترل کنید.

• بررسی و اقدام برای بهبود در زمینه های مورد نیاز را شروع کنید.

۳. بررسی کنید که سیستم شما موثر است

• ممیزی و بررسی فرآیندها و سیستم برای انطباق و اثربخشی را مرور کنید.

• مشاهده کنید، با افراد مصاحبه کنید و به سوابق نمونه نگاه کنید.

• نقاط قوت و ضعف سیستم مدیریت را شناسایی و گزارش کنید.

• در صورت لزوم اقدام اصلاحی یا پیشگیرانه انجام دهید.

۴. سیستم خود را ثبت کنید

• سازمان حسابرسی مناسب را برای ثبت نام خارجی انتخاب کنید.

• اسناد سیستم مدیریت خود را برای اطمینان از مطابقت با استانداردهای قابل اجرا ارسال کنید.

• برای بررسی توسط حسابرس خارجی آماده شوید

• تأیید کنید که الزامات سیستم برآورده شده است و سیستم مدیریت به طور موثر پیاده سازی شده است.

مزایای اخذ گواهینامه ISO

اخذ گواهینامه های ایزو به طور کلی مزایایی به همراه دارد. برخی از مزایا عبارتند از:

کاهش ضایعات

چرخه PDCA امکان تخصیص و استفاده آگاهانه از منابع را فراهم می کند و در نتیجه منجر به اتلاف کمتر می شود.

فرآیندهای لاغرتر

از آنجایی که چرخه PDCA سازمان‌ها را ملزم می‌کند که فرآیندهای خود را ارزیابی کنند؛ اسناد، همپوشانی‌ها و افزونگی‌ها حذف می‌شوند و در نتیجه فرآیندها ساده‌سازی شده و کارایی آن ها را افزایش می‌دهند.

فرصت های تقویت شده

اخذ ایزو به سازمان کمک می کند تا زمینه های رشد و همچنین فرصت ها را شناسایی و کشف کند و به سازمان کمک می کند وارد بازارهای جدیدتر شده و محصولات/خدمات جدید را آزمایش کند.

شناخت بهتر برند

از آنجایی که گواهی ایزو، صرف نظر از استاندارد خاصی که برای آن درخواست می کنید، در سطح بین المللی شناخته شده است به طور خودکار اعتبار و شناخت برند شما را افزایش می دهد و به شما کمک می کند تا به بازارهای داخلی و بین المللی دسترسی پیدا کنید.

افزایش بهره وری

استانداردهای ISO سازمان ها را ملزم می کنند تا آموزش هایی را برای از بین بردن شکاف های مهارتی موجود انجام دهند. با وضوح نقش بهتر و مهارت های جدیدتر، بهره وری افزایش می یابد.

برخی از گواهینامه های محبوب ایزو

در اینجا لیستی از برخی از گواهینامه های عمومی ایزو که در صنایع مختلف قابل اجرا هستند آورده شده است:

ایزو ۹۰۰۱: محبوب ترین گواهینامه ایزو

این استاندارد بر مدیریت کیفیت تمرکز دارد و مجموعه‌ای از توصیه‌ها را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد که به توسعه یک سیستم مدیریت کیفیت (QMS) قوی، پایدار و مؤثر کمک می‌کند. مزیت اجرای QMS این است که سازمان ها می توانند به طور مداوم کالاها یا خدماتی را ارائه دهند که کیفیت بالاتری داشته و انتظارات مشتریان خود را برآورده کند

ایزو۱۴۰۰۱: سیستم مدیریت زیست محیط

تمرکز ایزو ۱۴۰۰۱ بر بهبود عملکرد زیست محیطی است و توصیه هایی برای ایجاد یک سیستم مدیریت زیست محیطی موثر (EMS) ارائه می دهد. مزیت اجرای EMS در سازمان شما این است که با مدیریت اثرات زیست محیطی به تعهدات قانونی مختلف پایبند باشید و تصویر خود را در چشم مشتریان آگاه از محیط زیست ارتقا دهید.

ایزو ۴۵۰۰۱: مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی

تمرکز ایزو ۴۵۰۰۱ بر افزایش ایمنی محیط کار با ارائه توصیه هایی برای ایجاد یک سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای (OHSMS) قوی است. مزیت اجرای این استاندارد در سازمان شما این است که نه تنها می توانید ایمنی محل کار خود را افزایش دهید، بلکه به دلیل کاهش زمان از کار افتادگی و غیبت از کار نیز می توانید پس انداز کنید.

نحوه انتخاب گواهینامه ISO که برای سازمان شما مناسب ترین است

این یک انتخاب بسیار شخصی است. انتخاب گواهینامه ISO به اهداف سازمانی، ارزش ها، اخلاق و آرزوهای آینده شما بستگی دارد. با این حال، ISO ۹۰۰۱، ISO ۱۴۰۰۱ و ISO ۴۵۰۰۱ محبوب ترین استانداردها هستند. در واقع، بسیاری از سازمان‌ها انتخاب می‌کنند تا آنها را به‌صورت یک بسته به دست آورندکه پکیج IMS نام دارد.

منبع:

ایزوسیستم

https://isosystem.org