در عصر دیجیتالی امروز تمامی ادارات، سازمان ها و شرکت های خصوصی و دولتی به منظور مدیریت موثر فعالیت های روزمره خود نیاز به ابزارهای آنلاین مانند نرم افزارهای کنترل تردد دارند. سامانه تردد آنلاین نه تنها حضور و غیاب افراد را به صورت لحظه ای ثبت و ذخیره می کند، بلکه از قابلیت هایی نظیر گزارش دهی پیشرفته و کامل در لحظه پشتیبانی می کند.
در این عصر دیجیتالی، سازمان ها، مدارس و کسب و کار ها به طور فزاینده ای از فناوری های جدید به منظور مدیریت موثر فعالیت های روزمره خود استفاده می کنند. یکی از حوزه های عملیاتی مهم که به طور اساسی دستخوش فناوری جدید شده است، حوزه مدیریت حضور و غیاب می باشد. شیوه های قدیمی و سنتی رهگیری حضور غیاب مانند رجیسترهای کاغذی یا ساعت زنی حضور و غیاب به طور دستی، زمان بر، پرخطا و ناکارامد به ویژه در سازمان های بزرگ می باشد. در مقابل، سیستم تردد پرسنل آنلاین، راهکاری دیجیتالی و نرم افزاری، قابل اطمینان، دقیق و با کاربری آسان جهت کنترل تردد و مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی محسوب می شوند.
سیستم حضور غیاب آنلاین نه تنها حضور و غیاب کارکنان یا دانشجویان را به طور لحظه ای ثبت و ذخیره می کند، بلکه از قابلیت های جامعی برخوردار است که به افزایش شفافیت، بهره وری، بازدهی و فرایند های تصمیم گیری کمک قابل توجهی می کند. در این نوشتار، می خوانیم که یک سامانه حضور غیاب خوب چه ویژگی ها و مزیت هایی دارد.
قابلیت های اصلی سیستم حضور غیاب پرسنل آنلاین
یک سیستم حضور و غیاب آنلاین خوب غالباً دارای قابلیت های متعددی است که به خوبی پاسخگوی نیاز های مختلف سازمان ها، صرف نظر از اندازه یا نوع صنایع می‌باشد. در ادامه برخی از قابلیت ها را برمی شماریم.
رهگیری لحظه ای
یکی از قابلیت های اساسی سیستم کنترل تردد پرسنل آنلاین، رهگیری لحظه ای حضور و غیاب می باشد. این قابلیت امکان نظارت لحظه ای بر فرایند ثبت حضور و غیاب پرسنل را می دهد و از این طریق مدیران اطلاعاتی لحظه ای از حضور، غیبت یا تاخیر پرسنل خود خواهند داشت. رهگیری لحظه ای با استفاده از فناوری هایی نظیر اپلیکیشن های گوشی های همراه، از تاخیر های ناشی از ثبت و گزارشگری به طور دستی جلوگیری می کند. سامانه تردد آنلاین این اطمینان را می دهد که داده ها همواره در لحظه، به روز و قابل دسترس هستند.
دسترسی از طریق گوشی همراه
در دنیای امروز، قابلیت دسترسی از طریق گوشی های همراه، قابلیتی لازم برای هر سیستم آنلاینی محسوب می شود. یک دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب آنلاین خوب بایستی دارای اپلیکیشن های قابل نصب بر گوشی همراه باشد تا کاربران بتوانند از این طریق، ورود و خروج خود را ثبت کنند، تاریخچه و وضعیت حضور و غیاب خود را مشاهده و هشدارها و یادآوری های لازم را دریافت نمایند. برای پرسنل دور کار یا در ماموریت، قابلیت دسترسی از طریق گوشی همراه موجب اطمینان از رهگیری دقیق حضور و غیاب و ورود و خروج پرسنل، صرف نظر از موقعیت مکانی آن ها می گردد. در محیط های آموزشی نیز دانشجویان می توانند حضور خود را بر سر کلاس یا جلسات و رویداد های آموزشی از طریق گوشی های هوشمند خود ثبت کنند. این قابلیت انعطاف زیادی داشته و اطمینان می دهد که رهگیری حضور و غیاب فرد محدود به محیط های فیزیکی نمی باشد.
ارسال هشدار ها و یادآور ها
یکی دیگر از قابلیت های مفید سیستم های کنترل تردد پرسنل آنلاین، توانایی این سیستم ها در ارسال هشدار و یادآور به کاربران است. زمانی که پرسنل تاخیر داشته باشد، غایب بوده یا بیش از حد تعیین شده در محیط کار باشد، سیستم حضور و غیاب آنلاین هشدارهایی به مدیران ارسال می کند و آن ها از طریق این می توانند سریعا اقدام لازم را انجام دهند. همچنین، پرسنل یا دانشجویان می توانند یادآور هایی در خصوص شیفت ها، کلاس ها و ضرب الاجل های نزدیک و پیش رو دریافت کنند. این ویژگی کاربردی باعث افزایش مسئولیت پذیری و پاسخگویی شده و به کاربران آگاهی های لازم در خصوص وضعیت حضور و غیابشان را می دهد.
مدیریت مرخصی و غیبت
یک سیستم کنترل تردد پرسنل آنلاین و جامع، همچنین بایستی دارای قابلیت مدیریت مرخصی و غیبت باشد. پرسنل یا دانشجویان می توانند درخواست مرخصی یا غیبت خود را از طریق این سیستم ها ثبت کنند و مدیران و مسئولان مربوط می توانند با این درخواست ها موافقت یا مخالفت نمایند. سیستم حضور و غیاب آنلاین انواع مرخصی را پوشش می دهد؛ از جمله مرخصی استعلاجی، سفر یا فرصت های مطالعه و این اطمینان را می دهد که تمامی غیبت ها به خوبی ثبت و ذخیره می شوند. این قابلیت کاربردی، تعداد مرخصی را مدیریت کرده و شاهد کمبود پرسنل نخواهیم بود.
مزیت های نرم افزار حضور و غیاب آنلاین خوب
حال که قابلیت های سیستم های کنترل تردد پرسنل آنلاین را برشمردیم، نوبت به مزیت های این سیستم ها برای سازمان ها و محیط‌های آموزشی می رسد. از جمله مزیت‌های نرم افزار حضور و غیاب آنلاین می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
صرفه‌جویی در زمان و هزینه
رهگیری حضور و غیاب به طور دستی می تواند فرایندی زمان بر و پرهزینه به ویژه در سازمان ها و نهاد های آموزشی بزرگ باشد. سازمان‌ها می توانند از طریق به کارگیری نرم‌افزارهای حضور و غیاب آنلاین، از مدت زمان لازم جهت پرداختن به امور مربوط به حضور و غیاب به طور قابل ملاحظه ای بکاهند. اتوماتیک بودن فرایند رهگیری، ثبت و گزارشگری حضور و غیاب، زمان بیشتری را در اختیار مدیران و پرسنل منابع انسانی و مربیان و مسئولان آموزشی قرار می دهد. به علاوه، با کاهش خطاها از طریق جلوگیری از پرداخت بیشتر از حق الزحمه، باعث صرفه جویی در هزینه های سازمان می شود. لازم به ذکر است در شرکت ها و سازمان های کوچک برای کاهش هزینه های مربوط به خرید و نگهداری سرور می توان از سیستم حضور غیاب بدون سرور استفاده کرد که بی نیاز از سرور می توان به صورت سامانه تردد ابری Cloud با آن کار کرد.
ارتقای بهره وری و عملکرد
سیستم‌های کنترل تردد پرسنل آنلاین با ویژگی‌های نظیر رهگیری لحظه‌ای حضور و غیاب، ارسال هشدارها و یادآورها و گزارشگری اتوماتیک، به ارتقای بهره‌وری و بازدهی در سراسر سازمان کمک می‌کنند. از طریق این سیستم‌ها مدیران می‌توانند به راحتی بر الگوهای حضور و غیاب پرسنل خود نظارت داشته باشند. در محیط‌های آموزشی نیز استادان می‌توانند با استفاده از سیستم حضور و غیاب آنلاین، میزان مشارکت دانشجویان خود را بسنجند.
تقویت فرهنگ پاسخگویی پرسنل و دانشجویان
یک سیستم حضور و غیاب آنلاین خوب با اطمینان یافتن از آن که پرسنل یا دانشجویان از رکوردها و وضعیت حضور و غیاب خود آگاه هستند، موجب تقویت فرهنگ پاسخگویی و مسئولیت پذیری می‌شود. کاربران می‌توانند با استفاده از قابلیت‌هایی نظیر دسترسی از طریق گوشی همراه و دریافت هشدار و یادآور، بر وضعیت حضور و غیاب خود نظارت داشته و مسائل جزئی را پیش از بحرانی شدن آنها حل و فصل نمایند. این شفافیت موجب تقویت فرهنگ وقت شناسی، رفتار حرفه‌ای، مسئولیت پذیری و کاهش غیبت می‌گردد.
معرفی شرکت مهندسی نرم افزاری کسرا
ظهور نیازهای جدید و پیچیدگی مدیریت حضور و غیاب نیروی انسانی، شرکت مهندسی نرم افزاری حضور و غیاب کسرا را بر آن داشت تا نرم‌افزارهای پیشرفته حضور و غیاب را طراحی و تولید نماید. محصولات تولیدی این شرکت طیف وسیعی را در بر می‌گیرند که از آن جمله می توان به نرم‌افزار حضور و غیاب آنلاین که در این مجال به آن پرداختیم، نرم‌افزار حضور و غیاب ابری یا کلود Cloud و نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب Web اشاره کرد. شما نیز می‌توانید به خیل مشتریان شرکت کسرا پیوسته و مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی خود را با خیال راحت به کسرا که پشتیبانی بسیار قوی و سریعی نیز دارد بسپارید پس همین الان به سایت کسرا مراجعه کنید یا با شماره‌های ۰۲۱۴۱۴۵۲۰۰۰ و ۰۳۱۳۴۱۰۴ تماس بگیرید.
نظر شما