مجازی‌سازی دفاتر اسناد رسمی؛ تحول در حکمرانی ثبتی یا آزمون آمادگی نظام اداری است؟

خبر تصمیم سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برای مجازی‌سازی بخشی از خدمات دفاتر اسناد رسمی، از جمله گواهی امضا، وکالت‌نامه و اقرارنامه، بار دیگر موضوع تحول دیجیتال در نظام اداری و ثبتی کشور را مطرح کرده است. مطابق اظهارات سخنگوی سازمان، متقاضی پس از یک‌بار مراجعه و تأیید و امضای سند، ادامه مراحل را به‌صورت غیرحضوری انجام خواهد داد. در عین حال، از فراهم شدن زیرساخت‌ها و ادامه آماده‌سازی مقدمات اجرای طرح سخن گفته شده است.

اصل تسهیل خدمات عمومی و کاهش مراجعات غیرضروری، اقدامی مطلوب و در راستای حقوق شهروندان است؛ اما پرسش اساسی این است که آیا پیش از اتخاذ و اجرای چنین تصمیمی، مطالعات کارشناسی، ارزیابی آثار حقوقی و اقتصادی و احراز آمادگی زیرساخت‌های فنی و نظارتی به‌صورت جامع انجام شده است؟

۱. انطباق سیاست با اسناد بالادستی و الزامات قانونی

بند ۱۵ سیاست‌های کلی نظام اداری، توسعه نظام اداری الکترونیک و فراهم آوردن الزامات آن برای ارائه مطلوب خدمات عمومی را مورد تأکید قرار داده است. همچنین ماده ۱۰۷ قانون برنامه هفتم پیشرفت و آیین‌نامه اجرایی بند «ج» آن، بر اصلاح فرایندها، اعتبارسنجی و تعیین سطح بلوغ خدمات، عارضه‌یابی، مسئله‌شناسی و سپس الکترونیکی و هوشمندسازی خدمات تأکید دارند.
بنابراین، انتقال یک خدمت به بستر دیجیتال، به‌تنهایی معادل تحقق دولت هوشمند نیست؛ بلکه باید فرایند ارائه خدمت ابتدا از نظر کارآمدی، ضرورت تشریفات، مخاطرات و ظرفیت اجرایی بازبینی شود. آیین‌نامه مذکور حتی سازوکار سنجش رضایت شهروندان، ارزیابی مستقل شش‌ماهه و مشارکت برخط مردم در پایش عملکرد دستگاه‌ها را پیش‌بینی کرده است.
از منظر قانونی نیز ماده ۲۹ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی، ارائه خدمات دفاتر از جمله تنظیم سند و تصدیق امضا را به‌صورت الکترونیکی مقرر کرده است؛ اما این حکم را نمی‌توان مجوز حذف خودکار تشریفات قانونی حضور، احراز هویت یا احراز اراده اشخاص در هر نوع سند تلقی کرد.
همچنین مواد ۶ و ۷ قانون تجارت الکترونیکی، به‌ترتیب درباره قابلیت جایگزینی داده‌پیام به جای نوشته و پذیرش امضای الکترونیکی در موارد مقتضی حکم دارند. با این حال، ماده ۶ اسناد مالکیت اموال غیرمنقول را از قاعده عمومی جایگزینی داده‌پیام مستثنا کرده است. مواد ۱۲ تا ۱۵ همین قانون نیز اعتبار اثباتی داده‌پیام و شرایط داده‌پیام و امضای الکترونیکی مطمئن را تبیین می‌کنند.
در نتیجه، طراحی و اجرای طرح باید با رعایت مجموعه قوانین ثبت، مقررات دفاتر اسناد رسمی و ضوابط اختصاصی هر نوع سند صورت گیرد؛ نه صرفاً بر مبنای امکان فنی انجام غیرحضوری خدمات.

۲. مزایا و مخاطرات احتمالی

کاهش رفت‌وآمد، صرفه‌جویی در وقت و هزینه، تسریع فرایند تنظیم اسناد، افزایش دسترسی جغرافیایی، امکان رهگیری مراحل خدمت و کاهش برخی زمینه‌های مداخله و فساد اداری، از مهم‌ترین مزایای احتمالی این سیاست است.
در مقابل، احراز هویت غیرواقعی، سوءاستفاده از امضای الکترونیکی، جعل داده‌ها، دستکاری اطلاعات، افشای اسرار و اطلاعات شخصی، اختلال سامانه‌ها، دسترسی غیرمجاز و دشواری اثبات اراده واقعی اشخاص، از مخاطراتی است که باید پیشاپیش برای آنها تدبیر شود.
در معاملات و اسناد حساس، صرف احراز هویت دیجیتال برای اثبات قصد و رضای واقعی، اهلیت و نبود اکراه یا فریب کافی نیست. مسئولیت سردفتر، دفتریار، سازمان ثبت و عوامل فنی نیز در صورت وقوع خطا، تخلف یا ورود خسارت باید روشن و قابل پیگیری باشد.

۳. آیا آمادگی لازم پیش از اجرا احراز شده است؟

مهم‌ترین موضوع، ارزیابی علمی و عملیاتی طرح پیش از تعمیم آن است. در خبر منتشرشده، از فراهم بودن زیرساخت‌ها و هم‌زمان از ادامه آماده‌سازی مقدمات سخن گفته شده است. این دو بیان لزوماً متناقض نیستند، اما ضرورت شفاف‌سازی درباره میزان آمادگی واقعی سامانه‌ها را نشان می‌دهند.
آیا امکان‌سنجی فنی و اقتصادی انجام شده است؟ آیا ظرفیت سامانه‌ها در برابر حجم واقعی درخواست‌ها، اختلال ارتباطی، حملات سایبری و بازیابی اطلاعات آزمایش شده است؟ آیا ارتباط امن و پایدار با پایگاه‌های اطلاعاتی هویتی و ثبتی برقرار است؟ آیا هزینه ایجاد، نگهداری و پشتیبانی زیرساخت‌ها با منافع حاصل مقایسه شده است؟
در منابع عمومی بررسی‌شده، گزارش اختصاصی و قابل ارزیابی از مطالعات امکان‌سنجی، نتایج آزمون عملیاتی، ارزیابی امنیتی و تحلیل هزینه ـ فایده همین طرح مشاهده نشد. این امر به معنای انجام نشدن مطالعات نیست؛ بلکه ضرورت انتشار نتایج و فراهم کردن امکان ارزیابی عمومی را مطرح می‌کند.

۴. نقش مردم و نظام نظارت و پاسخ‌گویی
مردم نباید صرفاً دریافت‌کننده خدماتی باشند که بدون مشارکت آنان طراحی شده است. مطابق ماده ۸ آیین‌نامه اجرایی بند «ج» ماده ۱۰۷ قانون برنامه هفتم، سنجش برخط رضایت شهروندان و ارزیابی کیفیت خدمت پیش‌بینی شده است. ماده ۹ همان آیین‌نامه نیز بر پایش مستقل و مشارکت برخط مردم در ارزیابی پیشرفت هوشمندسازی تأکید دارد.
بنابراین، اطلاع‌رسانی عمومی، امکان ثبت شکایت و گزارش تخلف، انتشار شاخص‌های عملکرد، مشارکت تشکل‌های صنفی و کارشناسان مستقل و پاسخ‌گویی مؤثر سازمان ثبت باید جزء لاینفک اجرای طرح باشد.

۵. راهکارهای اجرایی و اصلاحی

برای جلوگیری از انتقال هزینه آزمون و خطای اداری به مردم و کاهش دعاوی حقوقی و کیفری، پیشنهاد می‌شود:
۱. پیش از تعمیم طرح، گزارش امکان‌سنجی حقوقی، فنی، اقتصادی و اجتماعی آن تهیه و منتشر شود.
۲. طرح ابتدا در دفاتر منتخب و با دامنه محدود، مدت مشخص و شاخص‌های ارزیابی روشن اجرا شود.
۳. احراز هویت چندمرحله‌ای، احراز اراده مستقل، ثبت سوابق تأیید و امضا و حفاظت از داده‌ها تضمین شود.
۴. مسئولیت مدنی، انتظامی و حسب مورد کیفری عوامل دخیل و شیوه جبران خسارت ناشی از خطای سامانه مشخص شود.
۵. مسیر جایگزین حضوری برای اشخاص فاقد دسترسی یا توانایی استفاده از خدمات دیجیتال پیش‌بینی شود.
۶. نتایج اجرای آزمایشی با ارزیابی مستقل و مشارکت مردم بررسی و سپس درباره توسعه طرح تصمیم‌گیری شود.
۷. شاخص‌های موفقیت صرفاً به تعداد خدمات غیرحضوری محدود نماند و کاهش شکایات، اختلافات، دعاوی قضایی، خطاها و هزینه تمام‌شده خدمت نیز سنجیده شود.

نتیجه‌گیری

مجازی‌سازی خدمات دفاتر اسناد رسمی، در صورت طراحی صحیح، می‌تواند گامی مؤثر در تحقق دولت هوشمند، تسهیل خدمات عمومی و صیانت از حقوق شهروندان باشد. بااین‌حال، موفقیت آن نه با اعلام الکترونیکی شدن خدمات، بلکه با میزان امنیت حقوقی اسناد، آمادگی زیرساخت‌ها، شفافیت مسئولیت‌ها، کیفیت نظارت و رضایت واقعی مردم سنجیده می‌شود.
اصل بنیادین در حکمرانی مطلوب آن است که فناوری در خدمت قانون و حقوق مردم قرار گیرد، نه اینکه مردم هزینه نارسایی فناوری، ضعف مطالعات کارشناسی یا آزمون و خطای دستگاه‌های اجرایی را بپردازند.
ازاین‌رو، پیش از اجرای فراگیر این سیاست باید به یک پرسش اساسی پاسخ داده شود: آیا نظام ثبتی کشور به اندازه‌ای از آمادگی حقوقی، نهادی و فناورانه رسیده است که بتواند ضمن کاهش مراجعات حضوری، امنیت و اعتبار اسناد رسمی و حقوق اشخاص را نیز بدون کاستی تضمین کند؟ پاسخ مستند به این پرسش، معیار تصمیم‌گیری درباره نحوه و زمان توسعه طرح خواهد بود.