مدیریت نوین و الزامات در عصر اطلاعات

بدون شک ایجاد سازگاری در ابعاد مختلف سازمان با تغییرات محیطی و استفاده از ابزارهایی که به مرور با پیشرفت فناوری در اختیار مدیران قرار می گیرد، نه تنها ضروری است بلکه حیات سازمان ها در محیط های فرار و متلاطم امروزی به این مهم بستگی دارد. مدیران ممکن است طراحی های جدید سازمانی را با انگیزه های متفاوتی دنبال کنند. این انگیزه ها می توانند شامل بهبود کیفیت تولیدات، گسترش تولیدات، کاهش زمان تولید، و نظایر این ها باشند.

اعصار مختلف دارای ویژگی های بنیادی متفاوتی هستند. فناوری ارتباطات و اطلاعات یکی از ویژگی های مهم عصر اطلاعات به شمار می رود که امکان طراحی اشکال جدید سازمانی، سیستم های کنترلی جدید، باز مهندسی فرایند های سازمانی و... را فراهم ساخته است. نشانه های عصر اطلاعات در همه جا دیده می شود. رایانه های شخصی، رسانه های تعاملی، شبکه های ارتباطات جهانی، انتشارات الکترونیکی، کتابخانه های دیجیتالی و مانند این ها نمودی از عصر اطلاعات هستند. میزان اطلاعات تولید شده در دو دهه اخیر به تنهایی از تمام اطلاعات تولید شده در هزاره گذشته بیشتر است. نقش متخصصان اطلاعات در عصر جدید اهمیت به سزایی پیدا کرده است زیرا آنها در مورد چگونگی سازماندهی، مدیریت و بهره برداری از دارایی های اطلاعاتی سازمان ها آگاهی دارند و می توانند ارزش استراتژیک اطلاعات را برای تمام سازمان ها آشکار سازند.

اقتصادی که کارکنان صاحب دانش و اطلاعات اکثر ثروت آن را تولید می کنند، اغلب به اقتصادی مبتنی بر اطلاعات معروفیت دارند. در چنین اقتصاد هایی تولید ناخالص داخلی از طریق ایجاد، پردازش و انتقال اطلاعات صورت می گیرد. یک اقتصاد مبتنی بر اقتصاد اطلاعاتی است که اکثریت فعالیت های آن در بر گیرنده کارهای اطلاعاتی است، کارکنان صاحب دانش و اطلاعات را به کار می گیرد، و ثروت اقتصاد اطلاعاتی آن بر بهره وری کارکنان صاحب دانش بستگی دارد. اقتصادهای مبتنی بر اطلاعات بر ایجاد و استفاده از سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعاتی وابسته هستند.

اعصار مختلف نقطه آغاز مشخصی ندارند، به تدریج ظاهر می شوند و خرده خرده شکل می گیرند. نخست آگاهی می دهند که چیزی بنیادی در حال رخ دادن است، سپس جهان بینی تازه ای ارائه می کنند. تردید درباره جهان بینی رایج، معمولا با پدید آمدن معضل هایی آغاز می شود. معضل مسئله یا پرسشی است که با جهان بینی رایج قابل حل یا پاسخ دادن نیست. بنابراین، نسبت به آن تردید ایجاد می شود.

عصر اطلاعات با این معضل آغاز شد که تصمیم گیری در محیط های متلاطم بدون دستیابی مستمر به اطلاعات مرتبط عملا سردرگمی زیادی را به بار می آورد. دل مشغولی مدیران و دانشمندان اطلاعات به نظام های اطلاعاتی مدیریت موضوع بدیهی است. در حقیقت جمع کثیری این سیستم ها را نوشداروی همه مسائل مدیریت می دانند. اشتیاق برای این سیستم ها قابل درک است. این سیستم ها با استفاده از هیجان انگیز ترین ابزار زمانه، یعنی رایانه بین مدیران و طراحان نظام اطلاعات رویاگونه پدید می آورند. اگر چه چنین اشتیاقی قابل درک است، برخی زیاده روی ها را نمی توان توجیه کرد. به علاوه، به کارگیری اطلاعات نیاز به تغییراتی در سازمان دارد که بدون توجه به آن عملا انتظارات مدیران تحقق پیدا نخواهد کرد.

یکی از کمبودهای واقعی مدیران در فعالیت های کاری کمبود اطلاعات مرتبط است. البته این به مفهوم آن نیست که اگر آنها همه اطلاعات مرتبط را هم در اختیار داشتند، عملکرد بهتری ارائه می دادند. تجربه نشان داده است که عملکرد بسیاری از مدیران به این دلیل نا رساست که اولا از افزونگی اطلاعات رنج می برند، ثانیا سازمان خود را متناسب با تغییرات عصر اطلاعات، طراحی نکرده اند.

چالش های عصر اطلاعات به یک بخش محدود نمی شوند، بلکه تمام بخش های جامعه تحت نفوذ آن قرار گرفته اند. اداره سازمان ها نیز از این قاعده مستثنی نیست. منابع اصلی یک سازمان تنها منابع سنتی یعنی نیروی انسانی، مالی، تشکیلات، و فناوری نیست، سازمان ها امروزه بیش تر بر دارایی های اطلاعاتی و دانشی خود متمرکز شده اند. مدیریت منابع اطلاعاتی و دانشی ضرورتی استراتژیک در حیات سازمان ها و انجام فعالیت های کاری است.

در عصر اطلاعات، بیش تر مدیران داده ها و اطلاعاتی را دریافت می کنند که حتی اگر همه وقت خود را هم صرف کنند، نمی توانند آن ها را جذب کنند. آن ها از اضافه بار اطلاعات در عذابند. بنابراین، باید سازوکار هایی را جست و جو کرد که اطلاعات مورد نیاز کاربران را تامین کند. طراحی و استقرار سیستم های اطلاعاتی مناسب یکی از این سازوکار هاست. می توان گفت مهم ترین وظیفه سیستم های اطلاعاتی تصفیه و تلخیص اطلاعات است. به عبارت دیگر، اولین و شاید مهم ترین اقدام در طراحی سازمان های متناسب با عصر اطلاعات، طراحی سیستم های اطلاعاتی مناسب است.

معمولا گفته می شود که اطلاعات بیش تر درباره کارهای سایر مدیران و واحد های آن ها باعث می شود که مدیران فعالیت های خود را بهتر هماهنگ سازند. لزوما چنین ادعایی درست نیست. رقابت میان مدیران واحد های یک سازمان اغلب شدید و غیر اخلاقی است و اگر سیستم های هماهنگی درستی اعمال نشود، اطلاعات بیش تر ممکن است به صورت تخریبی مورد استفاده قرار گیرد. بنابراین، برای استفاده موثر از اطلاعات بهبود سازوکارهای هماهنگی در سازمان نیز بسیار ضروری است.

بشر در هزاره سوم با پشت سر گذاشتن «عصر ارتباطات» و ورود به «عصر اطلاعات» وارد فضایی شده است که در آن کل جهان همانند شبکه ای است که کشورها و نهاد ها و ملت ها جزیی از آن هستند. در این فضا تهدید ها و فرصت های تازه روییدن گرفته اند و تمامی مسائل و موضوعات محیط ما صبغه جهانی پیدا کرده است. در این فضا مرزها شیشه ای شده اند که از ورای آن ها همه چیز دیده می شود. باید پذیرفت که انفجار اطلاعات و جهانی شدن، جهان را در قالب شهری کوچک خلاصه کرده که چشم های نظارتی مستقر در یک برج دوار تمامی گستره آن را قابل مشاهده و کنترل می کند.

جامعه اطلاعاتی، جامعه ای است که در آن همگان بتوانند اطلاعات و دانش خلق کنند و به آنها دسترسی داشته باشند، آن ها را به کار گیرند و به آن ها احترام بگذارند. مردمی که می خواهند به خود حکومت کنند باید خود را به قدرت آگاهی مجهز کنند. یک حکومت مردمی بدون اطلاعات مردمی و وسایل به دست آوردن آن مساوی با تراژدی یا کمدی یا هر دو آن است. تحقق مفهوم شهروندی، در جامعه اطلاعاتی، حق داشتن و دسترسی آزاد به اطلاعات است. باید در جامعه اطلاعاتی اصولی مانند حق مطلع شدن، حق شهروندی و شهروند رایانه ای بودن را در کنار هم ببینیم.