۰ نفر
۱۷ مرداد ۱۳۹۸ - ۱۱:۲۵
اسناد، رمزی برای هویت پایدار

اسناد و اتکای به آنها یکی از رازهای موفقیت بشر در زندگی و اساس همه معاملات، مبادلات و رفتارهای اجتماعی است.

اگر می پذیریم که انسان موجودی اجتماعی است قطعا دوام و بقای این اجتماعی بودن به اسناد بر می گردد. همین که من حرفی را الان می زنم و بعد به آن استناد می کنم و یا اگر کسی چیزی را بگوید و بعد زیرش بزند و بگوید نگفته است بازحکایت ازاهمیت سند می کند. با این تعبیر زندگی اساسا بر پایه سند می چرخد و سند به طورعام چه شفاهی و کتبی و حتی فراتر از آن به  صورت اشاره ای خمیر مایه قوام و بقای زندگی های اجتماعی است. در جامعه ی سندمدار همه راست می گویند و گفتار، رفتار و کردارشان سندی است برای زندگی آنها.

قانون مداری و اخلاق محوری هم بی ارتباط با  اتکای به اسناد نیست. جامعه ای که بی سند حرف نمی زند طبعا قانون مدار است و اخلاق رفتاری و اجتماعی را رعایت کرده است. در چنین جامعه ای دروغ نیست و صحبت از مصلحت  اندیشی های بی پایه که جز مایه فساد و میدان دادن به تبهکاران و زورمداران، که می خواهند با گذر از اسناد و یا انهدام آنها، آنچه را که می خواهند خودسرانه عمل کنند، نیست. فرد و جامعه ای که بر اساس سند سخن می گوید و کار می کند و تصمیم می گیرد هر گز گرد خلاف نمی گردد و می داند که او در گروی عمل خویش است و می داند که برایش سند سازی هم نمی کنند. در جامعه ای که سند مدار باشد قطعا کارگزاران و مسئولان آن هم برخاسته از چنین جمعی هستند و می دانند که جامعه آن ها را پایش می کند و راضی نمی شوند که برای قدرت چند روزه به کارهای نادرست دست بزنند.

همان گونه که اشاره شد بسیاری از اختلافات و بگومگو های زندگی فردی و اجتماعی درنتیجه نبودن سند است که یا براثر تنبلی فراهم نشده و یا بر اساس فراموشی انکار شده است، یا بر اثر اهمال گم شده و یا با سؤ نیت ربوده شده و یا بر اثر تلنبار شدن دسترسی به آن دشوار شده است. تفصیل هر یک از این ها نیاز به فرصت بیشتری دارد و همه می توانند نمونه هائی از آن را در زندگی خود ببینند و یا از دیگران بشنوند.

در زندگی اجتماعی مسأله بسیار حساس است و تأثیرات ناشی از غیر مستند عمل کردن و یا عدم توجه به اسناد فرهنگی و اجتماعی خطرات بزرگی به وجود می آورد و عواقب آن ممکن است مدتها گریبانگیر شود. نمونه هائی از توجه و یا عدم توجه به اسناد در کشور را به عنوان نمونه ذکر می‌کنم:

نمونه اول
در سال های اولیه دهه ۶۰ زمانی که مرحوم اقای حائری ریاست کتابخانه مجلس را به عهده داشت به من خبر دادند که از طرف سازمان اداری مجلس قرار است یکی از سالن های موجود در بهارستان را جهت اختصاص به کاری تخلیه کنند که در آن گونی هائی از اسناد  وجود داشت. یکی از مسئولان اداری گفته بود که این گونی ها را دور بریزند! اینجا بود که اقای حائری به شدت ناراحت شده بود و متوسل به آقای هاشمی ریاست مجلس شد که نگذارد چنین کاری انجام شود، زیرا که این ها اسناد ملی است و خوشبختانه با درایت ایشان جلوی این کار گرفته شد.

نمونه دوم
یک روز در زمان تصدی من در کتابخانه مجلس آقای حائری برای بررسی اسناد سازمان میراث فرهنگی به کاخ گلستان دعوت می شود. بعد از بر گشت به من اظهار نمود که یک سندی دیده است که در آن نوشته  است تعداد ۱۳۰۰ یا ۱۳۰۰۰ (اشتباه تعداد از من است) قلم از اشیای موزه ای به رسم امانت به یکی از کشور های غربی (امریکا) رفته است. من به ایشان گفتم هفته بعد که رفتید تحقیق بیشتری در این زمینه بکنید. ایشان هفته بعد که رفت گفت هر چه گشته است اثری از آن سند نیافته است بلکه عده ای منکر وجود چنین سندی شده اند. من هم در یکی از جلسات شورای مراکز اسنادی که آن زمان با نام اختصاری «مهنا» نامیده می شد این نکته را یاد آور شدم. متأسفانه در آن جلسه هم مسئولان اظهار کردند که اشتباه می کنید چنین چیزی اصلا بعید است. در حالی که من به ذکاوت و هوش و حواس مرحوم حائری اطمینان داشتم.

نمونه سوم
خود شاهد بودم که در زمانی که در سازمان اسناد ملی مسئولیتی داشتم برای من سندی آوردند که یکی از استاندارهای معروف دستور داده بود که هر سندی که آرم پهلوی دارد را از بین ببرند و شاید اقداماتی هم در این مورد صورت گرفته بود، ولی من خیلی متعجب شدم و دیدم که گاه افرادی ولو براساس حسن نیت دست به اقداماتی می زنند که ضربه های فرهنگی آن بسیار بیشتر است.

نمونه چهارم
من وقتی رئیس کتابخانه مجلس بودم برای افزایش فضای کتابخانه مطالعه ای را شروع کردیم. برای انجام هرگونه تغییری در ساختمان نیاز به نقشه اصلی کتابخانه (رو لوِ ) بود، هر چه گشتیم نه در کتابخانه، نه در مجلس، نه در وزارت مسکن و شهرسازی و نه در شهرداری، نتوانستیم نشانی از آن پیدا کنیم و لذا یا مجبور بودیم به مقدار زیادی پی کنی و یا از انجام هر گونه عملی صرفنظر کنیم که دومیانتخاب شد.

اهمیت اسناد
سند، تکیه گاه و پشتیبان است. مسائل مختلفی در رابطه با تولید، گزینش، امحا و محافظت سند وجود دارد که به اختصار پاره ای از مهم ترین آن ها اشاره می شود:

در آغاز، بحث نظری توجه به اسناد است که در اینجا فقط به توجه ادیان آسمانی به اهمیت سند اشاره می کنم. دین مبین اسلام و در راس آن قران به این امر توجه ویژه داشته است. نمونه های از آن به این شرح است:

در سوره بقره در آخرین آیات آن، یک آیه طولانی به این بحث اختصاص یافته است که اگر قرار است معامله  یا تعهدی انجام شود حتما باید کسی آن را بنویسد و شهودی هم بر آن گمارده شود. زیرا که قراردادهای فردی و اجتماعی حتما باید مکتوب شود تا نکند کسی به خاطر عوامل بازدارنده منکر سند شود. آیه می فرماید فلیکتب بینکم کاتب بالعدل (بقره، ۲۸۲ )

آیه دیگر می گوید ما به شما قدرت و مکنت دادیم تا ببینیم چگونه عمل می کنیدثم جعلناکم خلائف فی الارض من بعدهم لننظر کیف تعملون  (یونس، ۱۴)

آیه دیگر تأکید دارد که: بگردید در زمین و ببینید چگونه بود عاقبت تکذیب کنندگان. این نشان از آن دارد که سراسر جهان خود سند است و باید بماند چه خوب آن و یا بد آن و همه  باید مرجعی برای اعتبار آدمی باشد. دانستن تاریخ ویا بررسی حوادث و وقایع همه باید محملی برای عبرت باشد. آیه این چنین است. فسیرو فی الارض فانظروا کیف کان عاقبة المکذبین  (نحل،۳۶)

سخن در باره سند در قرآن از این هم فراتر می رود و همه حرکات و رفتار و حتی گفتار را سند می داند که اگر ما آن را از یاد می بریم و لی دو فرشته همواره آنان را ثبت می کنند. قرآن می گوید کلامی از دهان شما بیرون نمی آید مگر آنکه سند می شود و این سند را دو فرشته مراقب با دقت ثبت می کنند.: ما یلفظ من قول الا لدیه رقیب عتید (قرآن، ق، ۱۸) از این رو هر کس باید بداند که همه کارها حساب و کتابی دارد و باید فرد نسبت به اعمال خود احساس مسئولیت کند:
تیری که از کمان برفت نیاید به شصت باز
پس لازم است در همه کاری تآملی

روایات
در روایات هم حجیت سند و تقسیمات گوناگون برای ارزیابی اسناد از صحیح، موثق، مقطوع، ضعیف، واحد، متواتر و مانند آن نشان از توجه به اهمیت سند و راوی خبر دارد که اگر چه  بیشتر به امور فقهی و رجالی برمی گردد ولی می توان آن را در مسایل تاریخی هم به کار برد. در دعای جوشن کبیر خدا خود را سند و پشتیبان هر بی سند و بدون پشتوانه معرفی کرده است: یا سند من لا سند له (مفاتیح الجنان، جوشن کبیر).

 از این رو همه چیز سند است و اگر با منطق «همه سند انگاری» به جهان نگاه کنیم خواهیم دید که همه چیز صنع خداست و به هر چیزی بنگری آثار رحمت او را در آن می بینی و از آنجا که بشر خلیفة الله است باید بداند که او هم هر کاری انجام دهد اثری از خود به جا گذاشته است. بنابراین همه چیز سند است: یا اسناد خدایی است و یا اسناد بشری.

فناوری
فناوری امروز مفهوم سند را بسیار گسترده کرده است.اگر روزی بشر نمی دانست و یا تعجب می کرد که اگر کسی چیزی را مخفیانه انجام دهد و یا کسی آن را متوجه نشود چگونه می توان بر آن شهادت و گواهی داد اما امروز با پیشرفت فناوری این بحث منتفی شده است. فناوری در جهان امروز تیغ دو لبه است؛ وسائل الکترونیکی برای ثبت به کمک آمده و در پاره ای از موارد گوی سبقت را از کتابت هم ربوده است. ثبت وقایع تصویری هم خود دنیای دیگری است. گزینش، نگهداری و امحای آنها به دانش و همت نیاز دارد. و اما تغییر فناوری مشکل بسیار بزرگی را برای بازیابی و یا باز آوری فراهم کرده است. برخورد با هر دو طرف قضیه کار تخصصی است که جز از افراد فرهیحته، تحصیلکرده و هنرمند برنمی آید  و قطعا کار هر تنبل خوشگذران کوته بین نیست.

تأثیر فرهنگی و اجتماعی
توجه به سند اثرات مهم اجتماعی و فرهنگی دارد. اگر جامعه ای بر اساس سند حرکت کند و هیچ چیز را به دون آن نپذیرد به این معنا است که بر اساس عقلانیت حرکت کرده است و آنگاه بسیاری از اختلافات از میان بر می خیزد. زیرا این فطری بشر است که حتی متخلف ترین افراد سعی می کند کار خود را توجیه کنند؛ و یکی از مهمترین توجیهات اتکای به سند است. سند خود دلیل و بلکه معتبر ترین دلیل است به شرط انکه جعلی نباشد. حتی اثبات جعلی بودن خود براساس سند  است یعنی تا سند معتبر بیاید سند دروغین رنگ می بازد و صحنه را خالی می کند. به شرط آنکه مردمی که مخاطب اند خود بر اساس سند و اتکای به سند تربیت شده باشند و نه آنکه خرافات جای سند را گرفته باشد.

آسیب شناسی ملی
اگر به جامعه ایرانی توجه کنیم بعضی از ویژگی هائی را می بینیم که گر چه بعضی با داشتن آن به خود می بالند و آن را به حساب هوشمندی و زرنگی  می گذارند؛ ولی وقتی در جمع جهانی قرار می گیریم چیزی جز سرافکندگی بابت آن احساس نمی کنیم. برای آسیب شناسیِ عدم توجه به اسناد نیاز به توجه عمیق مسئولان دارد تا با همکاری مردم و ایجاد اعتماد و مسئولیت همگانی در نگهداری سابقه و تاریخ بکوشند، هویت خود را آسیب نزنند، وغرور ملی را برای نسل های آینده حفظ کنند. در اینجا به مواردی که شاید مهمترین آنها برای آسیب شناسی باشد اشاره می شود:

از کجا آورده ای
هم اکنون در بعضی از کشور های جهان از جمله دشمن ما آمریکا وقتی کسی حساب بانکیش به یکباره تغییر می کند مقامات مسئول را حساس می کند که این پول را از کجا آورده است؛ در حالیکه در کشور ما به عنوان افتخار و زرنگی تلقی می شود و مقامات مسئول اجازه می دهند تا آنجا پیش رود که دیگر صدایش را همه بشنوند و ادامه بیشتر را حتی خودشان نتوانند تحمل کنند. البته  این در صورتی است که خدای نکرده عاملان و مجریان با تبهکار همدست نباشند و در این پولشوئی مشارکت نکنند.

همانطور که اشاره شد این جمله از «کجا آورده ای» را اگر در جامعه فعلی ما کسی مطرح کند بی اختیار ذهن به سوی مسائل مالی نشانه می رود و اینکه فرد و یا جامعه از چه راهی امرار معاش می کند؛ که البته امر نادرستی نیست، اما اگر توجه دقیق تر شود معنای بالاتر آن این است که «ازکجا آورده ای» باید بیشتر به رفتار اجتماعی و فرهنگی برگردد. یعنی مثلا گوینده ای که حرفی را می زند از کجاست و از کجا آورده است و سندش چیست و آیا این اسناد اعتبار لازم را دارد و یا نمی توان به آن استناد کرد. در واقع اگر این فرهنگ در جامعه از خانواده و مدرسه شروع شود دیگر همه اندام های جامعه به آن خو خواهند گرفت و افراد منبعث از آن که قدرت را در دست می گیرند به مقدار زیادی متعهد خواهند بود چنین روالی را ادامه دهند. اینکه می بینیم در بعضی جوامع دروغ به عنوان بدترین صفت زشت رایج است به خاطر عدم توجه به همین سند محوری است. زیرا اگر فرهنگی به وجود بیاید که کسی نباید دروغ بگوید زیرا که مشتش باز می شود و اگر برای گفتار و کردار خود سند ارائه نکند دروغ گو محسوب می شود و ضمن تحمل عقوبت، جامعه هم به او با نگاه دیگری بر خورد می کند، قطعا وضعیت به گونه دیگری خواهد بود.

از نظر علمی و فرهنگی این مسئله حائز کمال اهمیت است. قرآن دروغ را مخل آسایش فرد و جامعه می داند. دروغ مصلحت آمیز که متأسفانه دست آویز بسیاری شده است و به نظر می رسد منشا آن ترس از آینده و یا خوف از گذشته باشد اینقدر دایره وسیع ندارد، فقط در جائی مطرح شده که پای جان بی گناهی در بین باشد. داستان عمار یاسر و برائت زبانی از عقیده آنهم شاید برای یک بار زمانی مطرح شد که در زیر شکنجه های کفار قریش نزدیک بود جانش از دست برود. قرآن نه تنها به سند تکیه می کند بلکه به منبع سند هم توجه می کند و هر سندی را سند نمی داند و آدم ها را مجاز نمی داند که به صرف اتکا به آن خود را توجیه کنند؛ قرآن (عبس،۲۴) می گوید : فلینظر الانسان الی طعامه؛ به این عنوان که منبع سند تو باید قوی باشد. یعنی همچنانکه درامور تغذیه انسان باید بنگرد که از چه منبعی غذای خود را تهیه می کند و قطعا باید منبع آن پاک، قوی و استوار باشد تفسیر واقعی آن را به علم و دانش (و شاید اخبار و اطلاعات) آدم برمی گرداند که این طعام عبارت از علمی است که شخص فرا می گیرد که از کیست و وثاقت آن فرد تا چه اندازه مورد قبول است.

اسناد بر دو دسته اند اگر شخصی باشد و توسط افراد مورد استفاده قرار گیرد جنبه خاطره دارد و چنانچه در سازمان های عمومی باشد آن را سابقه تلقی می کنند. من در زندگی شخصی خود اگر سندی را از بین ببرم که البته کار درستی نیست ولی ضرر آن تا وقتی کسی متوجه آن نشده به خودم برمی گردد؛ ولی اگر ارتباط با جمع و جامعه داشته باشد هرگز مجاز به چنین کاری نیستم. اسناد سازمانی اسناد شخصی و خصوصی نیست و مربوط به عموم است.

از آنجا که نظام اسنادی با مدیریت سازمانی آمیخته است و از آنجا که هر روزه در نظام اداری اسناد فراوانی تولید می شود و امروزه دیگر این اسناد فقط به صورت کتبی هم نیست بلکه اسناد تصویری و شفاهی هم بخش عمده دیگری است که تولید می شود نگهداری و گزینش خلاصه و عصاره آنها از معضلات بزرگی است که باید در مدیریت ها به آن توجه جدی شود. اگر ما به نظام اسنادی و یا اسنادمحوری توجه داشته باشیم باید فکر اساسی برای آنها بکنیم و به جای دقت درگزینش و امحا، آنها را در گونی ها و یا کارتن جای ندهیم؛ به امید اینکه روزی و روزگاری آنها مورد بازبینی قرار گیرند. البته قرار دادن اسناد در گونی ها و کارتن ها خود دلیلی است بر اینکه تا مدتها این اسناد مورد بررسی قرار نخواهد گرفت  و با توجه به روند روزافزون تولید سند می توان تا اندازه ای مطمئن بود که این گونی های دست و پا گیر روزی معدوم خواهد شد. همین اقتران اسناد با واژه گونی و یا کارتن به لحاظ فرهنگی نوعی تداعی کننده همراهی اسناد با کثافت قدمت، کهنگی، و انبار است. برای اینکه چنین همراهی اسناد و گونی ازبین برود لازم است تا تدارک اولیه به هنگام تولید سند وحتی قبل از آن انجام شود و پس از آن هم با نیروهای کارآزموده وخبره دست کم در دوره های یکساله کارهائی صورت گیرد تا از اسناد همیشه بوی کهنگی استشمام نشود. و این به سیاست مدیران در گزینش و امحا در سازمان ها اعم ازدولتی، نیمه دولتی و خصوصی برمی گردد.

مدیریت شفاهی
مدیریت شفاهی یعنی بی پشتوانه علمی و تاریخی تصمیم گرفتن یکی از آفات عدم توجه به اسناد در کشور ماست. اینکه چرا مردمی به مدیریت شفاهی و یا اصلا به تصمیم گیری شفاهی بسنده می کنند دلائل متعددی می تواند داشته باشد: بی سوادی، بی حوصلگی، تنبلی، همواره در جنگ و گریز بودن، بی ثباتی مدیریت، غرض ورزی و نگذاشتن اثری از خود و یا عدم اعتماد به دیگران و نیز اطرافیان و مانند آن می تواند از دلایل آن باشد. ملتی که تاریخ را در خود، خاندان خود و حتی عصر خود منحصر نمی بیند و از این بالاتر نیکوکار است و می خواهد از خود سنت حسنه ای بجای گذارد تا دیگران از آن بهره ببرند هر گز چنین نمی اندیشد.

عدم دقت در انجام تاریخ شفاهی
تاریخ شفاهی اصطلاحا به این معنا است که خلأ های تاریخی توسط افراد زنده ی شاهد بر وقایع پر شود. البته گاه از این تجاوز می شود و نظرات و داوریهای افراد به عنوان تاریخ شفاهی قلمداد می شود. توضیح اینکه اگر مصاحبه کننده خبره باشد اجازه نمی دهد که مصاحبه شونده بیان اصل واقعه ها را با احساسات و یا تحلیلش مخلوط کند. داوریهای افراد باید از اصل رویداد و واقعه ممتاز باشد. زیرا برداشت افراد با توجه به علائق، سلائق و پیشداشته های آنها به  لحاظ تاریخی، فرهنگی و اجتماعی فرق می کند؛ البته اگر آلوده به اغراض نباشد. محققانی که به دنبال کشف وقایع هستند باید بدانند که برداشت های شخصی این افراد با اصل واقعه چقدر درهم تنیده است. دقت به این امر راه  داوری برای نسل های بعدی را هموار می کند. باید توجه داشت که رویکرد ها و پیشفرض ها در زندگی بشر اجتناب ناپذیر است ولی باید با احتیاط و وسواس های پژوهشی از مداخله آن تا حد امکان جلوگیری نمود. این را از این جهت می گویم که گاه افراط و تفریط هایی صورت می گیرد. مثلا در همین جمهوری اسلامی با افراد گریخته از کشور مصاحیه هائی انجام می شود و آنها حوادث را کلا و یا بعضا بر اساس دیدگاه های خود می گویند و عینا همان ها بدون اظهار نظر های متقن و ارجاعات  لازم چاپ و منتشر می شود. آنوقت کسی نیست سوال کند که اگر چنین است پس چرا این افراد باید منزوی و فراری باشند.

تلقی نا درست ازخلاقیت، و ابتکار در مدیریت
خلاقیت و ابتکار در امور فردی و به ویژه اجتماعی از مسائل مهم است. اما عده ای فکر می کنند خلاقیت یعنی بی اعتنائی به گذشته، اسناد، و تاریخ. در حالی که مطالعه اثار گذشتگان و اتکا به اسناد نه تنها انسان را در تصمیم گیری قوی می کند بلکه باعث می شود تا از خطاها جلوگیری شود. در روایت است که العقل هو حفظ التجارب یعنی عقل نگاهداری تجربه هاست و برای همین است که افرادی که در مسیر تخصص و یا تجربه خود، بر تجربیات دیگران واقف می شوند قدرت تصمیم گیری بهینه شان بالاتر می رود و در این زمینه ها خلاق تر اند. از خود در آوردن و به اسناد و گذشته اتکا نکردن و یا بی توجه به آنها بودن، با خلاقیت منافات دارد. البته در مدیریت بحران گاهگاهی باید تصمیمات فوری هم گرفت. در همین موارد هم باید به سوابق توجه داشت و نباید همه زندگی کاری را به مدیریت بحران تبدیل کرد.

توجه به حال به جای آینده پژوهی و آینده نگری
گذشته چراغ راه آینده است و بدون گذشته حال و آینده معنا ندارد. انسان از  زمانی که به دنیا می آید به فکر آینده است و اگر چیزی می آموزد، آن را ذخیره می کند تا در حال و آینده از آن استفاده کند. تکیه و توجه به اسناد ا ز اولین مراحل زندگی انسان شکل می گیرد و به نوعی با معرفت شناسی ما عجین است. انسان در ادراک هستی شناسانه عینی و ذهنی خود همه چیز را در می یابد و آنگاه در عالم معرفت شناسی برای آنکه بتواند با دیگران ارتباط برقرار کند به ناگزیر اندوخته های ادراکی خویش را در قالب کلمات و نیز طبقه بندی های موضوعی خود می ریزد تا بتواند در موقع لزوم هم ازآنها استفاده کند و هم با توافقی که با دیگران کرده است با انها رابطه برقرار نماید. همه این موارد برای توجه به آینده است؛ و گذراندن حال و برنامه ریزی برای آینده جز با توسل به اسناد محکم و متقن امکان پذیر نیست. همه هم در زندگی چنین می کنند اما در بسیاری از موارد مدیرانی به خاطر عوامل مطرح شده در بالا از تمسک به اسناد محکم غفلت می کنند و یا طفره می روند و یا عده ای راه دسترسی به آنها را می بندند و مردم راسرگرم اسناد دست چندم می کنند. در هر حال، این ها هیچکدام از اهمیت و اصالت اسناد نمی کاهد و همواره سند اصلی است که حرف آخر را می زند و دشمن را از دوست، و دوغ  را از دوشاب بازشناسی می کند.

سند نشان هویت افراد و جامعه است و ملت ها سعی دارند تا اسناد خود را بر جسته تر کنند و به ویژه اگر با مفاخر علمی و اجتماعی و سیاسی همراه باشد. خدا افراد قوی و آینده نگر را کسانی می داند که به آخرت ، یعنی به آینده ایمان و بلکه یقین دارند (بقره،۲) آنها حزنی نسبت به گذشته ندارند چون خلافی نکرده و پرونده ناجوری ندارند، و از آینده نیز بیمناک نیستند چون با تمسک به اسناد و مدارک موجودِ خود و دیگران و بهره برداری از سوابق درست تصمیم می گیرند و لذا ترسی هم نسبت به اینده ندارند.(احقاف، ۲۳).

ریشه تاریخی- فرهنگی عدم توجه به اسناد
شرائط اقلیمی و وجود حکومت های منطقه ای و ملوک الطوائفی در گذشته های دور و فقدان تحصیل دانش اجتماعی و فرهنگی مطلوب، مردمان کشور ما را گرفتار کرده است. البته این امر تنها مربوط به کشور ما نیست؛ بسیاری از کشور های دیگر و حتی کسانی که امروزه  دم از قدرت می زنند روزگاری گرفتار بی ثباتی بوده اند. اما امروز سردمداران آنها با درایت و تدبیر و در سایه فناوری های بدست آمده و احساس بی نیازی از درگیری های داخلی این عدم ثبات را به کشورهای دیگر دنیا تزریق می کنند و در سایه چنین اقداماتی فعلا در رفاه نسبی به سر می برند. آنها برای تاریخ و اسناد مرتبط با گذشته خود اهمیت قائل اند. اما سعی می کنند اسناد و مدارک کشورهای تحت سلطه را مصادره کنند و می کنند. ملت های عقب نگه داشته شده که در بسیاری از موارد با تحریک های خارجی به جان هم می افتند؛ همچنانکه هم اکنون به جان هم افتاده اند عده ای را بر این وامی دارند که بگویند این اسناد ومدارک اگر در کشورهای توسعه یافته نگه داری شود به مراتب بهتر است تا دست کم گرفتار گروههای افراطی همچون داعش و النصره و بقیه نشود. اگر در گذشته شاهان و امپراطوران بخاطر بی سوادی و یا خودخواهی همه آثار گذشتگان را از بین می بردند، امروز دست های پیدا و پنهان، گروه های افراطی را با پشتوانه ایدئولوژی وادار به این کار می کنند. بدیهی است که آنها همچنانکه زمام فتنه و خونریزی در دستشان هست اسناد را هم خود جمع آوری می کنند تا زمانی که بخواهند آن را رو و از آن بهره بردای لازم می نمایند. نمونه آن اسناد جنایت نهم سپتامیری است که بخشی از آن مربوط به کشورعربستان است. نکته این جاست که تا ملتی و مردمی به خود نیایند این ابتلا به طور مضاعف پیچیده می شود که رهائی از آن ممکن نیست و به ناچار ملت هائی این چنین تن به حضور خارجی و دخالت او می دهند. همچنانکه در منطقه خاور میانه در گذشته وحال نمونه های فراوان آن را می بینیم. به قول معروف:
هر که گریزد زخراجات شهر
بار کش غول بیابان شود.

این بی فرهنگی و رشد نایافتگی است که افراد یک قوم و ملتی با هم گلاویز شوند و به ناچار ترجیح دهند بیگانه بیاید برآنها مسلط گردد و حکومت کند. اگر ملتی رشد یافته باشد هر چند در داخل با هم مشکل داشته باشند ولی وقتی پای هویت و حیثیت ملی مطرح شود همگی متحد می شوند  و اجازه حضور خارجی را نمی دهند. ما این مسئله را دراوائل انقلاب به عینه دیدیم و تجربه کردیم و اسناد موجود برای همیشه حکایت از آن دارد.

نبود مدیریت اسنادی
ممکن است چنین تصور شود که منظور از مدیریت اسنادی یعنی مدیریت بر اسناد است" که البته چنین هم هست اما منظور من این است که اساسا مدیریت باید همراه با آموزش و مهارت چگونگی برخورد با اسناد باشد. به این معنا، که به طور مثال، از همان آغازی که سازمان مدیریت آزمون استخدامی برگزار می کند باید بسته های آزمونی را در باره نگهداری و تولید و استفاده از اسناد در اداره  و سازمان، و نیز سایر مراحل زندگی کاری تهیه کند و چنانچه فردی می خواهد مسئولیت بگیرد به تناسب مسئولیتش آموزش های ویژه تری در تولید و نگهداری اسناد از جمله آموزش هایش باشد. این به این معنا است که مدیری که نداند سند چیست و نحوه نگهداری و استفاده آن چگونه است مدیر نیست.

جعل سند
اصالت و جعل سند از چالش های بزرگ اسنادی است و تاریخ همواره با این چالش روبرو بوده وهست. علت آن وجود انگیزه های گوناگون سیاسی، فرهنگی، تاریخی، نژادی، قبیگی، علمی، مذهبی و مانند آن است که عموما از خود خواهی نشأت می گیرد. در این زمینه چه بسیارند افرادی که آگاهانه و یا ناآگاهانه به تولید و یا بهتر است گفته شود به جعل سند دست می زنند و حقیقت را با نادرستی مخلوط می نمایند. تبیین  یا کشف این نگاه ها برای ارتباط با اسناد بسیار مهم است. در بسیاری از موارد وقتی محقق با اسنادی مواجه می شود در صحت آنها تردیدی ندارد ولی بسیار اتفاق می افتد که به منشا سند و عوامل به وجود آورنده آن توجه نمیشود. به عبارت دیگر پدیدارشناسانه با آن برخورد می شود. به عنوان مثال اگر کشوری به طور نامشروع شکل گرفته باشد و جمعی قدرتمند به عنوان جامعه جهانی بخواهند آن را جا بیندازند آنقدر برای آن در مجامع بین المللی سند می سازند که در عین حالی که این اسناد واقعی و درست اند اما اساس چون اشتباه است لذا درستی و صحت این اسناد مشکلی را حل نمی کند. کم اند افرادی که به دنبال کشف اصل واقعیت تاریخی باشند. و تحقیق در این مورد هم در گذشته و هم در حال با موانع بزرگی روبروست. اگر این تحقیق مربوط به زمان حال باشد  وجود قدرتهای سیاسی مانع آن است و اگر مربوط به گذشته باشد نبود اسناد و احیانا تعصبات مذهبی و قومی مشکل آفرین است. نمونه ای از  این موارد وجود افسانه عبدالله سبا در تاریخ اسلام است کهمرحوم علامه عسکری تحقیقی تاریخی نموده و  وجود عبد الله سبا را در تاریخ اسلام و شیعه جعلی دانسته است. در امور داخلی کشور ها هم به خاطر عدم دقت و یا عدم پیگیری جعل سند فراوان اتفاق می افتد.

عدم توجه به کارکرد آرشیو و اسناد
اسناد و آرشیو کارکرد های فراوانی دارد که مهم ترین آن سه کارکرد تاریخی، دیوانی و فرهنگی است. کارکرد تاریخی مربوط به تاریخ دانان و محققان و نویسندگان می شود. اصولا اسناد و مدارک بن مایه همه پژوهش ها در زمینه های مختلف است. اسناد با این تعبیر بر کتاب مقدم است زیرا مولفان و محققان اگر دست به  تالیف میزنند بدون اتکای بر سند و استفاده از آن چه می توانند بنویسند. حتی دانشمندان علوم طبیعی ضمن توجه به اسناد و مدارک گذشته همه مشاهدات آنها خود، سند است. زیرا به آن ها به عنوان اسناد اتکا می شود و با آن پاسخ مدعی و معترض داده می شود و چه حجتی بالاتر از مشاهده شخصی که لیس الخبر کالمعاینه. البته بسیاری از سیاستمداران، تاریخ را از خودشان می دانند و از این رو همواره یا خود عنان تاریخ نویسی را به دست میگیرند و یا عوامل و مزدورانی را به کار می گیرند تا تاریخ را بر وفق مرادشان بنویسند و یکی از دشواری های تحقیقات تاریخی هم همین است که به ناچار محقق باید همه شواهد را از منابع مختلف  و نویسندگان متعدد با هم مقایسه کنند تا بتوانند با حدس های خود سقیم را از صحیح باز شناسد.

کارکرد دیوانی برای اسناد و مدارکی است که هنوز برای آن مدعیانی وجود دارد و با اقامه دعوا می توانند حقوقی را زنده کنند و یا جلوی خطاهائی را بگیرند. این مسئله در مسائل اجتماعی و سیاسی کاربرد بیشتری دارد. تجاوزها و اشغال ها در عرصه کشورها گاه به بازگشت مردم آواره به وطنشان می شود و باعث تخلیه متجاوزان از سرزمینی می گردد

کارکرد فرهنگی کمتر از اهمیت دو کارکرد پیشگفته نیست. جامعه باید با سند و کارکرد آن آشنا باشد . سازمان های مسئول و به ویژه سازمان اسناد و کتابخانه ملی باید برنامه جامعی برای آشناکردن مردم به اهمیت اسناد داشته باشد. در این مورد سازمان های دیگری چون  سازمان میراث فرهنگی می توانند و یا باید مشارکت و خانواده ها را با این امر مهم آشنا کنند. بدیهی است سازمان صدا و سیما و وزارت آموزش و پرورش و دانشگاه ها در این امر مهم نقش بی بدیلی دارند که باید با الزام قانونی آنها را مکلف به انجام وظیفه نمود.

در نظر نگرفتن مباحث ارزشی و رویکردها
آنچه قابل توجه است این است که اسناد مواد خام اند و همچون مصالح باید در خدمت محققان و تحلیلگران قرار گیرد. من معتقد نیستم که گرد آورندگان اسناد باید افرادی بی سواد و یا غیر کار آشنا باشند بلکه باید افرادی پرهیزگار و امین باشند کما اینکه این امانتداری باید برای همه کارکنان و کارگزاران باشد. اسناد و مدارک که خمیر مایه قضاوت در هر گونه تحلیل های علمی، فرهنگی، سیاسی و قضائی و مانند آن است باید حضوری بی پیرایه داشته باشند. اصولا در یک کار تحقیقی که اصل سند و مدرک، چه در امور سیاسی، قضائی، فرهنگی و مانند آن ملاک قضاوت قرار می گیرد با تحلیل آن فرق می کند. بهتر بگویم در هر داوری و قضاوت می توان چهار مرحله را در نظر گرفت اول وجود سند، مدرک دست اول مبنی بر شهود زمان و مکان اصل واقعه، دوم روایت و بیان آن آنطور که خود سند گویای آن است سوم، بیان و ارائه آن با احساس، زیرا انسان در بسیاری از موارد با دیدن سند، مدرک و یا اصل واقعه نمی تواند از ابراز احساسات مثبت و یا منفی خود را خالی کند و این خطر بزرگی برای داوری و قضاوت است. و چهارم تحلیل، که هر فردی با توجه به سوابق علمی، فرهنگی، تاریخی و اجتماعی و سیاسیخود می تواند واقعه و یا سند را تحلیل کند. ما باید آموزش دهیم که در همه تصمیم گیری ها به موارد یک و دو تکیه کنیم و اگر موارد سه و چهار را به کار می بریم آن را کاملا مشخص کنیم به طوری که با اصل سند مخلوط نشود. و این کار شیوه فرهیختگان و بی نظران صاحب نظر است. البته بسیاری هم هستند که علاقمندند چنین کنند اما چون آموزش ندیده اند و یا فرصت ندارند و یانوشتن را به دست دیگری می سپارند چنین عوارض خطرناکی بروز می کند. نقل قول مستقیم و غیر مستقیم در نگارش همین را می گوید که اغلب نویسندگان به آن توجه ندارند و یا نمی خواهند توجه کنند و سرقت علمی و انتحال هم از همین جا  سرچشمه می گیرد. من در تفاسیر قران گذشتگان فقط تفسیر صافی را دیده ام که وقتی نظر خودش را بیان می کند با کلمه «اقول» یعنی من می گویم آن را ممتاز می کند و این روش محققانه و عالمانه مبتنی بر بی نظری علمی است.

معضل آرشیو رقومی (دیجیتال)
فناوری در روزگار ما شمشیر دو لبه شده است. البته همیشه همین طور بوده است. استفاده درست از ابزار نعمت است و استفاده نادرست و بی رویه مصیبت و نقمت. امروزه به برکت فناوری بسیاری از مسائل لاینجل حل شده و امور نشدنی به مقدار زیادی امکان پذیر شده است. اما وفور پدیده های فناورانه و گزینش و نگهداری آن ها به قدری دشوار شده که همگان را متحیر کرده است. مگر می توان همه زندگی را به تصویر کشید و آن را نگهداری کرد و مگر می توان از آنها اسناد تهیه نمود و برای روزهای نیازمندی بهره برداری لازم کرد. در این دوران دیگر هوش و استعداد فردی کارگر نیست و فناوری باید کمک کند اما آنهم خود محدودیت هائی دارد که باید آن راپذیرفت. استفاده بهینه از فناوری و گزینش فناوری های برتر و امکان استفاده از آن در دوره های خاص و نیز قابل انتقال به دستاوردهای جدید خود مسئله ای بسیار بزرگ و حائز اهمیت است و از این رو می طلبد که متخصصان اسنادی و یادمانه وران (آرشیویست ها) خود در حوزه فناوری هم متخصص باشند و یا متخصان فناوری را در کنارخود داشته باشند.

چه باید کرد؟
برای حل مسئله پیچیده عدم توجه واقعی به اسناد باید اقدامات جدی صورت گیرد و دراین مورد سازمان اسناد و کتابخانه ملی به لحاظ قانونی، مدیریتی و اجرا اصلی ترین مسئول تلقی می شود. لذا اگر پیشنهاد های داده شده برای سازمان اسناد و کتابخانه ملی است به این معنا است که با محوریت آن همه سازمان ها و نهادهای درگیر کار باید همکاری لازم را بنمایند و چنانچه در این رابطه خلأهای قانونی وجود دارد باید به سرعت برطرف شود. در این پیشنهاد هم به جنبه های خرد و هم کلان توجه شده است. قطعا سازمان اسناد در دو جنبه باید کار کند قانونی و اجرا.

در اجرا، نیز باید هم به درون سازمان توجه کند و هم به بیرون.

آنچه مربوط به درون است تربیت نیروهای متخصص و کارآمد و عمدتا آشنا با مبانی اسناد و آرشیو و تربیت ارزیابان قوی برای ارزیابی و گزینش اسناد لازم از غیر لازم و تکراری در آن حدی که متخصصان مطرح می کنند که بین ۹۰ تا ۹۵  در صد اسناد اداری باید امحا شوند؛ اما این امحا باید توسط افراد خبره و آموزش دیده انجام شود نه افراد  عجول و بی دقت. در مورد چگونگی آموزش و تربیت نیروی کارآمد من طرحی را که به ریاست دانشگاه تهران داده ام را می توان مورد توجه قرار داد (پیوست). سازمان باید افرادی را در جهت کار فرهنگی برای اقشار مختلف جامعه و به فراخور حال و استعدادشان تربیت کند. تهیه بسته های آموزشی در این مورد یکی از وظائف عمده این سازمان است

در قسمت بیرونی باید از جمله در موارد زیر تصمیم گیری کند:

- متقاعد کردن دولت و مجلس برای پذیرش پست معاونت و یا دست کم مدیر کل اسناد در هر وزارتخانه برای تمشیت امور اسنادی. افراد مسئول باید با پیشنهاد رئیس کتابخانه ملی و حکم وزیر مربوطه به کار گمارده شوند. این افراد وظیفه دارند که در سازمان متبوع حود بر وفق مقررات اسنادی نسبت به چگونگی تولید اسناد و حفظ و نگهداری و استفاده از آنها اقدامات لازم را بنمایند و با تعویض وزرا هم جابجا نشوند.

- همکاری با سازمانهای مشابه اسنادی که به جمع آوری اسناد گذشته مبادرت کرده و یا می کنند از طریق ایجاد شبکه های اطلاع رسانی و تسهیم و مشارکت برای دسترس پذیر کردن آنها برای مدیران ومحققان و جلوگیری از دوباره و چند باره کاری ها

- همکاری الزام آور با بخش های نیمه دولتی و خصوصی از طریق اعزام نماینده و یا تربیت نیروهای متعهد و دلسوز برای سامان دهی اسناد و مدارک و آموزش نیروهای آنان. مثل شهرداری ها و اتاق اصناف و مانند آن

- اقدام به فعالیت های فرهنگی با استفاده از ظرفیتهای مطبوعات و صدا و سیما، دانشگاهها و موارد مشابه

- ارتباط با سازمان های بین الملی با حضور و اخذ تجربیات آنان

- ارتباط با سازمان مدیریت و برنامه ریزی و متقاعد کردن آنها مبنی بر اینکه برای استخدام افراد باید نسبت به آزمون اسنادی متعهد باشند و نیز مدیران برای تصدی مدیریت حتما از بسته آموزشی سازمان اسناد که در سطوح  گوناگون تهیه کرده است استفاده کنند

نمودار ۱ این وظائف را بهتر نشان می دهد:

جمع‌بندی
همان طور که در نمودار ملاحظه می شود اگر چه همه سازمان ها و ادارات در تولید و حفاظت اسناد به عنوان سابقه تاریخی و دیوانی مسئولیت دارند اما سازمان اسناد و کتابخانه ملی به عنوان تنها سازمان قانونی کشور نقش بسیار حساسی به عهده دارد. این سازمان باید در زمینه رفع خلأ های قانونی و متقاعد کردن دولت برای پذیرش اصول مدیریت با اسناد و متکی بر آن، در دو حوزه نظارت و مشاوره در مورد سازمان ها و مراکز اسنادی دولتی و غیر دولتی و هم در زمینه اجرا برای واحدهای تابعه خود گام های استواری بردارد. شورای عالی اسناد که شکلی از آن وجود دارد قدرت بیشتری یابد، تشریفاتی نباشد و وظائف آن بازبینی شود. آشنائی با اسناد و نحوه برخورد صحیح با آن جزو وظائف و خصائص مدیریت تلقی شود. ایجاد مدیریت متکی بر اسناد و استمرار برآن برای آگاهانیدن نسل های بعدی شوخی بردار نیست. بخش نیمه دولتی و خصوصی و اسناد تولید شده در آن ها باید مورد توجه قرار گیرد. شفافیت و عزم بر آن در مورد اسناد و مدارک باید به فرهنگ ملی تبدیل شود. حفظ و نگهداری اسناد دستخوش مسائل سیاسی نشود و اگر رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی سیاسی است معاونت اسناد وی حتما مستقل باشد و کمتر تغییر کند. ایجاد فرهنگ اسنادی در جامعه به ویژه جامعه مدیران، بدون تعارف از وظایف این سازمان است که باید با اخذ مجوز از مراکز ذیربط از همه امکانات موجود با دقت و سرعت استفاده کند، که فردا دیر است.

* استاد دانشگاه تهران

منابع:
فدائی، غلامرضا(۱۳۷۷). مقدمه ای بر شناخت اسناد آرشیوی. تهران: سمت
فدائی، غلامرضا (۱۳۸۶). مدیریت یادمانه (آرشیو). تهران: دانشگاه تهران.

کد خبر 1287704

برچسب‌ها

نظر شما

شما در حال پاسخ به نظر «» هستید.
1 + 4 =